אוטומציה של תהליכי עבודה לרואי חשבון ומנהלי חשבונות

לרוב רואי החשבון ומנהלי החשבונות שאני עובד איתם לא חסרים לקוחות. חסרות להם שעות שאפשר באמת לחייב עליהן. העבודה שמכניסה כסף - ייעוץ, תכנון, ניתוח המספרים ולהגיד ללקוח מה לעשות - נדחקת כל הזמן על ידי העבודה שלא: לרדוף אחרי מסמכים, להעתיק נתונים בין מערכות, לשלוח את אותה תזכורת תשלום בפעם החמישית, ולעקוב אחרי דדליינים בלי הרף. מדדתי את זה אצל כמה משרדים, וזה נורמלי שמשרד קטן מאבד 10 עד 15 שעות בשבוע לכל עובד על אדמיניסטרציה טהורה. זו לא בעיית פרודוקטיביות שפותרים בלעבוד מהר יותר. זו בעיה שפותרים בלהוריד את העבודה הזו מהשולחן.

המדריך הזה הוא הגרסה המעשית. אראה לכם לאילו משימות חשבונאיות חוזרות כדאי לעשות אוטומציה קודם, איפה כלי מדף מספיק ואיפה צריך קוד מותאם, כמה זמן כל חלק באמת מחזיר, ואיך נראית הקמה הגיונית מבחינת עלות ולוח זמנים בארצות הברית, אירופה וישראל.

אוטומציה של תהליכי עבודה חשבונאיים: למה לעשות אוטומציה קודם

לא עושים אוטומציה לכל דבר בבת אחת, ולא מתחילים מהדבר הקשה ביותר. מתחילים איפה שהזמן מדמם והכללים ברורים. הנה הסדר שאני כמעט תמיד ממליץ עליו, עם השעות שאני בדרך כלל רואה משרד מקבל בחזרה.

תחברו את כל זה ומנהל חשבונות בודד יכול בהחלט להחזיר 30 עד 50 שעות בחודש. אפילו בתעריף חיוב צנוע, החשבון מדבר בעד עצמו.

קליטת לקוח חדש ואיסוף מסמכים

קליטת לקוח היא המקום שבו משרדים מאבדים בשקט הכי הרבה רצון טוב והכי הרבה זמן. התרחיש הקלאסי: מייל שמבקש עשרה מסמכים, הלקוח שולח ארבעה, אתם רודפים, הוא שולח עוד שניים, ושלושה שבועות אחר כך עדיין חסר לכם דף בנק. לעשות לזה אוטומציה זה פשוט ובעל השפעה גדולה.

ההקמה היא טופס קליטה שאוסף את פרטי הלקוח ואת השירות, ואז מייצר רשימת מסמכים מותאמת אישית. כל פריט חסר מפעיל תזכורת מנומסת משלו לפי לוח זמנים עד שהמסמך מועלה, והרדיפה נעצרת אוטומטית כשהקובץ מגיע. אתם מפסיקים להיות הנודניק האנושי, והלקוח מקבל מקום אחד וברור להעלות אליו את הכל. אם אתם רוצים את התמונה המלאה של איך לסנן ולנתב לקוח חדש בלי להרים אצבע, אני מכסה את זה באוטומציה של מעקב אחרי לידים.

הזנת נתונים: הניצחון הכי גדול בודד

אם אתם עושים אוטומציה לדבר אחד בלבד, שזה יהיה זרימת העסקאות מהפידים הבנקאיים לתוך תוכנת הנהלת החשבונות. הזנת נתונים וקטלוג ידניים הם שואב הזמן הלא מחויב הגדול ביותר ברוב המשרדים, והם גם הכי חשופים לטעויות. ספרה שנקראה לא נכון בשש בערב הופכת לכאב ראש של התאמה בחודש הבא.

ההקמה הנכונה מחברת את הפיד הבנקאי, מיישמת כללי קטלוג שאתם מגדירים, ודוחפת עסקאות נקיות לתוכנה כשכל דבר עמום מסומן לבדיקה אנושית מהירה. אתם עוברים מהקלדה של כל שורה לאישור חריגות בלבד, וזו עבודה אחרת לגמרי. זו גם המשימה שבה התשובה הכנה לשאלת Zapier מול קוד מותאם הכי חשובה: כלי חיבור מטפל במקרים פשוטים, אבל ברגע שיש לכם כללים ייחודיים למשרד, הרבה לקוחות ומקרי קצה שדורשים לוגיקה אמיתית, קוד מותאם מחזיר את ההשקעה מהר.

חשבוניות חוזרות, תזכורות ורדיפת גבייה

לכל משרד עם לקוחות ריטיינר או מחיר קבוע, חשבוניות חוזרות צריכות לייצר ולשלוח את עצמן לפי לוח זמנים. אין שום סיבה שבן אדם ייצר את אותה חשבונית בכל חודש. הניצחון הגדול יותר הוא הרדיפה. תשלום מאוחר הוא בעיית תזרים שמחופשת לבעיית אדמיניסטרציה, והפתרון הוא רצף תזכורות שיוצא אוטומטית במרווחים קבועים אחרי מועד התשלום ונעצר מיד כשהחשבונית משולמת.

השינוי הבודד הזה נוטה לקצר זמני תשלום בצורה ניכרת, כי התזכורות יוצאות בעקביות במקום מתי שאתם נזכרים. כתבתי פירוט ייעודי על איך מקימים את זה נקי באוטומציה של חשבוניות ותזכורות תשלום, כולל איך לשמור על טון מקצועי כך שתגבו מהר יותר בלי למתוח את הקשר.

דדליינים, ציות ודוחות חודשיים

דדליינים הם לא עניין למשא ומתן במקצוע הזה, ולפספס אחד עולה ביוקר בכסף ובאמון. מנוע תזכורות מבוסס יומן עוקב אחרי כל מועד הגשה, מע"מ, שכר ומועד סטטוטורי לכל לקוח ומתריע לכם וללקוח הרבה לפני הזמן. הוא מסיר את החרדה השקטה של להחזיק את כל התאריכים האלה בראש.

דיווח חודשי הוא הניצחון האמין השני. למשוך נתונים, לעצב אותם ולהפיק סיכום מוכן ללקוח ביד זה שעות עבודה שחוזרות בכל חודש. אוטומציה של ההפקה - נתונים נמשכים, מעוצבים ל-PDF ממותג, מוכנים לפי לוח זמנים - הופכת מטלה חוזרת ללחיצה אחת. אתם עדיין מוסיפים את שיקול הדעת ואת הפרשנות, שזה בדיוק החלק שמחויב ללקוח ושאתם רוצים לשמור.

כלים מול קוד מותאם למשרד הנהלת חשבונות

אתם לא צריכים לבנות הכל מאפס, וגם לא כדאי לכם. הרבה ערך מגיע פשוט מחיבור כלים שכבר יש לכם. קו ההפרדה הכן:

• מדף וכלי חיבור מספיקים כשהמשימה פשוטה, סטנדרטית ותואמת לאיך שהכלי כבר עובד - מייל תזכורת, חשבונית מתוזמנת, סנכרון בסיסי בין שתי אפליקציות פופולריות.
• קוד מותאם מצדיק את מקומו כשיש לכם כללי קטלוג ייחודיים למשרד, הרבה לקוחות עם דרישות שונות, לוגיקה רב-שלבית, או שאתם מחברים מערכות שמעולם לא נועדו לדבר אחת עם השנייה. זו רוב האוטומציה החשבונאית הרצינית, וזה המקום שבו מסתתרות השעות האמיתיות.

אם אתם לא בטוחים באיזה צד של הקו אתם, הסימן פשוט: אם אתם כל הזמן נתקלים ב"הכלי כמעט עושה את זה אבל לא בדיוק", גדלתם מעבר לכלי החיבור. כדי להעריך אם המשרד שלכם בכלל בשל להתחיל, ראו הסימנים שהעסק שלכם מוכן לאוטומציה.

כמה עולה הקמה וכמה זמן זה לוקח

הנה החלק שכולם באמת רוצים. למשרד הנהלת חשבונות קטן, אוטומציה ראשונה ממוקדת - נניח איסוף מסמכים בתוספת רדיפת גבייה - היא בדרך כלל פרויקט של 1,500$ עד 4,000$ (בערך 5,500 עד 15,000 ש"ח) שאני יכול לספק תוך שבוע עד שלושה. בנייה רחבה יותר שמכסה סנכרון הזנת נתונים, חשבוניות חוזרות, מעקב דדליינים והפקת דוחות נוחתת בדרך כלל בטווח של 5,000$ עד 15,000$ (בערך 18,000 עד 55,000 ש"ח) על פני שלושה עד שישה שבועות, תלוי בכמה מערכות אנחנו מחברים וכמה מותאמים הכללים שלכם.

השוו את זה ל-30 עד 50 שעות בחודש שחוזרות אליכם, כל חודש, לתמיד. רוב המשרדים מגיעים להחזר תוך חודשיים עד ארבעה ומשם הזמן הוא רווח נקי. אם אתם רוצים תחושה של איך המספרים האלה נבנים באופן כללי, אני מפרק את המודל בכמה עולה אוטומציה עסקית.

אזהרה אחת מניסיון: אל תנסו לבלוע את כל העולם בבת אחת. המשרדים שמקבלים ערך מתחילים ממשימה כואבת אחת ומוגדרת היטב, מוכיחים שהיא עובדת, ואז מרחיבים. אוטומציה של תהליך מבולגן רק נותנת לכם בלגן מהיר יותר. אנחנו מסדרים את התהליך קודם, ואז עושים לו אוטומציה.

השורה התחתונה למשרד שלכם

רואי חשבון ומנהלי חשבונות מקבלים תשלום על שיקול דעת, לא על הזנת נתונים. כל שעה שאתם מבזבזים על רדיפה אחרי מסמך או הקלדה מחדש של עסקה היא שעה שאי אפשר לחייב עליה ואי אפשר להחזיר. הבשורה הטובה: החלקים הכי כואבים וחוזרים של העבודה - קליטת לקוחות, הזנת נתונים, חשבוניות, רדיפה, דדליינים, דיווח - הם בדיוק החלקים שעושים להם אוטומציה נקייה, ובנייה הגיונית מחזירה את עצמה תוך חודשים.

אם אתם רוצים להבין אילו מאלה ישפיעו הכי הרבה במשרד הספציפי שלכם, קבעו שיחה ותעברו איתי על איפה השבוע שלכם באמת הולך. אני בונה את זה למשרדי הנהלת חשבונות, אגיד לכם בכנות למה שווה לעשות אוטומציה קודם ולמה לא, ואפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.