אוטומציה של תהליכי עבודה למשרדי עורכי דין קטנים

עורכי דין לא מקבלים תשלום על מילוי תבניות, בדיקת יומנים, או העתקת פרטי לקוח ממייל קליטה לשלוש מערכות שונות. ובכל זאת, לשם הולך חלק עצום מהיום. אצל המשרדים הקטנים שעבדתי איתם, התבנית עקבית וקצת מדאיגה: צוות משפטי מבזבז באופן שגרתי 40 עד 50 אחוז מהזמן על עבודה אדמיניסטרטיבית לא חיובית. במקצוע שבו הכנסה נמדדת ממש בשעות חיוב, זו הדליפה הגדולה ביותר בעסק, ורובה ניתן להפיכה לאוטומטית.

המדריך הזה עוסק בסגירת הדליפה הזו. אעבור על אילו תהליכי עבודה משפטיים להפוך לאוטומטיים קודם, איפה כלי מדף מספיק ואיפה משרד קטן צריך לוגיקה מותאמת, כמה זמן וכסף כל חלק באמת מחזיר, ואיך נראית הקמה הגיונית מבחינת עלות ולוח זמנים בארצות הברית, אירופה וישראל. המטרה פשוטה: להחזיר שעות לא חיוביות לשעות חיוביות בלי לשנות איך שעורכי הדין שלכם עובדים.

אוטומציה של תהליכי עבודה למשרדי עורכי דין: מאיפה להתחיל

נקודת הפתיחה הנכונה היא בכל מקום שבו אדם חכם ויקר עושה עבודה חזרתית שעוקבת אחרי כללים. במשרד עורכי דין אין מחסור בזה. הנה הסדר שאני ממליץ עליו, עם הזמן שכל חלק בדרך כלל מחזיר.

תחברו את זה ומשרד קטן יכול בנוחות להחזיר 30 עד 60 שעות בחודש על פני הצוות. חלק מזה הוא זמן שמוחזר, וחלק - במיוחד לכידת שעות החיוב - הוא הכנסה שמוחזרת שאיבדתם בשקט.

קליטת לקוחות ובדיקות ניגוד עניינים

קליטה היא דלת הכניסה, וברוב המשרדים היא ידנית ונוטה לטעויות. לקוח פוטנציאלי שולח מייל או מתקשר, מישהו מקליד מחדש את הפרטים שלו למערכת ניהול התיקים, ואז מישהו אחר מריץ בדיקת ניגוד עניינים מהזיכרון ובחיפוש ידני. כל שלב הוא הזדמנות לאבד מידע או לפספס ניגוד עניינים, ופספוס ניגוד עניינים אינו בעיה קטנה.

הפיכת קליטה לאוטומטית פירושה טופס מובנה שלוכד את הכל פעם אחת, יוצר את התיק וממלא את המערכות בלי הקלדה מחדש. בדיקת ניגוד העניינים אז רצה אוטומטית מול לקוחות, תיקים וצדדים נגדיים קיימים ברגע שצד חדש מוזן, ומסמנת כל התאמה לבדיקה אנושית. אתם מקבלים קליטה מהירה ונקייה יותר ותהליך ניגוד עניינים מתועד ועקבי, שזה ניצחון בניהול סיכונים בדיוק כמו ניצחון בזמן. אם אתם רוצים את התמונה הרחבה של סינון וניתוב פניות חדשות אוטומטית, ראו אוטומציה של מעקב אחרי לידים.

אוטומציה של מסמכים מתבניות

זה בדרך כלל חוסך הזמן הבודד הגדול ביותר במשרד עורכי דין. מכתבי התקשרות, NDA, הסכמי ריטיינר, כתבי טענות סטנדרטיים והגשות שגרתיות הם בעיקרם אותו מסמך עם שמות, תאריכים וסעיפים שונים. בנייה מחדש של כל אחד ביד - או גרוע מכך, העתקת ישן וסיכון לשם לקוח שנשאר מהתיק הקודם - איטית ומסוכנת.

הפקת מסמכים מבוססת תבנית מושכת נתוני תיק לתוך תבנית מאושרת ומפיקה טיוטה ראשונה נקייה תוך שניות, מוכנה לעורך דין לבדוק ולחדד. עורך הדין שומר על שליטה מלאה במהות המשפטית; המכונה רק מסירה את ההקלדה ואת שגיאות ההעתקה. כאן גם מופיעה התמורה הכנה של Zapier מול קוד מותאם: כלי מיזוג פשוטים מטפלים בתבנית אחת, אבל משרד עם סעיפים מותנים, ריבוי סוגי תיקים ושינויים ספציפיים לסמכות שיפוט צריך לוגיקה אמיתית, וזה שטח של קוד מותאם.

דדליינים, מועדי דיון ולכידת שעות חיוב

פספוס מועד התיישנות או מועד הגשה הוא תרחיש הסיוט בעבודה משפטית, והוא ניתן למניעה מוחלטת עם אוטומציה. מנוע דדליינים עוקב אחרי כל תקופת התיישנות, דיון ומועד הגשה לכל תיק ודוחף תזכורות לעורך הדין האחראי, ובמקרים מתאימים ללקוח, הרבה לפני הזמן. הוא הופך סט תאריכים שחיים בראש של מישהו למערכת אמינה.

לכידת שעות חיוב ראויה לתשומת לב מיוחדת כי כאן משרדים מאבדים כסף ולא רק זמן. עורכי דין רושמים בעקביות פחות מהשעות שלהם כי שחזור היום מהזיכרון אינו אמין. רישום אוטומטי של זמן מול המסמכים, המיילים והשיחות המקושרים לתיק מחזיר שעות חיוב שפשוט מעולם לא נרשמו. עבור הרבה משרדים קטנים זו האוטומציה שמשלמת על כל הפרויקט בעצמה.

עדכוני לקוח ותהליכי חתימה דיגיטלית

כמות מפתיעה של זמן לא חיובי הולכת ללקוחות ששואלים "מה קורה עם התיק שלי?" עדכוני סטטוס מופעלי טריגר - הודעה קצרה מבוססת תבנית שנשלחת אוטומטית כשתיק עובר לשלב חדש - חותכים את השיחות האלה בצורה דרמטית וגורמים ללקוחות להרגיש מטופלים בלי שאף אחד מרים אצבע. אותו רעיון מפחית אי-הופעות לפגישות ייעוץ, שאני מכסה באוטומציה של תזכורות פגישה.

תהליכי חתימה דיגיטלית סוגרים את הלולאה על מסמכים. במקום להדפיס, לחתום, לסרוק ולרדוף, המסמך נשלח לחתימה אוטומטית, תזכורות יוצאות עד שהוא נחתם, וההעתק החתום מתייק את עצמו חזרה לתיק. זה מסיר נסיעה הלוך ושוב איטית וידנית שנוגעת כמעט בכל התקשרות.

כלים מול קוד מותאם למשרד עורכי דין

הרבה פלטפורמות ניהול משרד כבר כוללות טפסי קליטה, תבניות מסמכים בסיסיות ומעקב זמן, וכדאי לכם להשתמש במה שכבר שילמתם עליו. הקו בין מדף למותאם זהה לכל עסק:

• מדף וכלי חיבור מספיקים למשימות סטנדרטיות וחד-מסלוליות: טופס קליטה בסיסי, מייל תזכורת, תבנית מסמך אחת, שליחת חתימה דיגיטלית פשוטה.
• קוד מותאם מצדיק את מקומו כשיש לכם לוגיקת מסמכים מותנית, ריבוי סוגי תיקים עם תהליכים שונים, חיפושי ניגוד עניינים אוטומטיים בין מערכות, או אינטגרציות בין כלים שלא מדברים בצורה מובנית. כאן חיים רוב חיסכוני הזמן האמיתיים והספציפיים למשרד.

אם אתם לא בטוחים שהמשרד שלכם מוכן להשקיע בזה עדיין, הסימנים שהעסק שלכם מוכן לאוטומציה הם בדיקת בטן טובה לפני שאתם מוציאים משהו.

כמה עולה הקמה וכמה זמן זה לוקח

למשרד קטן, פרויקט ראשון ממוקד - נניח קליטה אוטומטית עם בדיקות ניגוד עניינים, או מכתבי התקשרות מבוססי תבנית - הוא בדרך כלל בנייה של 2,000$ עד 5,000$ (בערך 7,500 עד 18,000 ש"ח) שאני מספק תוך שבוע עד שלושה. בנייה רחבה יותר שמכסה קליטה, אוטומציית מסמכים, מעקב דדליינים ולכידת שעות חיוב עולה בדרך כלל 6,000$ עד 18,000$ (בערך 22,000 עד 66,000 ש"ח) על פני ארבעה עד שמונה שבועות, תלוי בכמה סוגי תיקים ומערכות מעורבים וכמה לוגיקה משפטית מותנית המסמכים צריכים.

שימו את זה מול 30 עד 60 שעות בחודש שמוחזרות, בתוספת שעות החיוב שאתם מפסיקים לאבד מרישום חסר. עבור רוב המשרדים ההכנסה שמוחזרת לבדה מכסה את הפרויקט תוך כמה חודשים, ואחר כך זה מרווח. אני מפרק איך המספרים האלה נבנים בכמה עולה אוטומציה עסקית.

מילת אזהרה שנקנתה בדרך הקשה: הפכו לאוטומטי תהליך נקי, לא מבולגן. אם תהליך הקליטה או המסמכים שלכם לא עקבי היום, הפיכתו לאוטומטי רק הופכת את חוסר העקביות למהיר יותר. אנחנו מסדרים את התהליך קודם - מה שלעתים קרובות חושף פערי ציות ששווה לתקן ממילא - ואז בונים עליו.

השורה התחתונה למשרד שלכם

כש-40 עד 50 אחוז מזמן הצוות שלכם הולך לאדמיניסטרציה לא חיובית, הדרך המהירה ביותר לצמוח אינה עוד לקוחות - היא להחזיר את השעות שכבר יש לכם. קליטה, בדיקות ניגוד עניינים, הפקת מסמכים, דדליינים, לכידת זמן, עדכוני סטטוס וחתימות הם כולם מבוססי כללים, חזרתיים, ובדיוק סוג העבודה שמתאוטמטת היטב. כשעושים את זה נכון, עורכי הדין שלכם מבלים יותר זמן בעיסוק במשפט ופחות זמן בלהיות פקידים, והמשרד מחייב יותר בלי לעבוד יותר.

אם אתם רוצים למצוא את האוטומציה האחת או השתיים שהיו משחררות הכי הרבה זמן חיוב במשרד הספציפי שלכם, קבעו שיחה ותספרו לי איך התיקים שלכם באמת זורמים מפנייה לסגירה. אני בונה את זה למשרדי עורכי דין קטנים, אהיה ישר לגבי מה שווה להפוך לאוטומטי ומה לא, ואפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.