חשבונית נשלחה אבל הלקוח לא קיבל: שרשרת בדיקה לפני שמוציאים מסמך כפול

כאשר לקוח מדווח שלא קיבל חשבונית, לא מפיקים מיד מסמך חדש. קודם מאמתים שהמסמך נוצר, הושלם ונשלח לכתובת הנכונה. אחר כך בודקים את מזהה ההודעה בספק הדיוור, סטטוס המסירה, כתובת reply-to, קובץ מצורף, וסטטוס התשלום אם ההודעה כללה קישור.

המערכת צריכה להפריד בין העתקה של אותו מסמך לבין זיכוי והפקה מחדש. מסמך כפול עלול להטעות את הלקוח ואת ההנהלה. שולחים מחדש את אותו קובץ או קישור מאובטח, ותיעוד המשלוח נשאר מחובר למספר המסמך המקורי.

כדי לצמצם פניות, מציגים ללקוח במרחב מאובטח היסטוריית מסמכים ומאפשרים עדכון כתובת מייל עם אימות. בדקו גם ששדה המייל במקור אינו נדרס על ידי סנכרון CRM ישן. זו בעיית איכות נתונים לא פחות מבעיית דיוור.

מקור

Google sender guidelines