שגיאות ייבוא לחשבשבת: לפני שמנסים שוב, בונים קובץ דחייה שאפשר לחקור

ייבוא שנכשל לחשבשבת הוא לעיתים תקין ברמת הקובץ אך לא תקין מבחינה חשבונאית: לקוח לא קיים, תאריך סגור, חשבון נגד חסר, מספר מסמך שכבר נקלט או סכום שאינו מאוזן. אם מריצים שוב את כל הקובץ אחרי תיקון אחד, קל ליצור כפילויות במקום לתקן את הדחיות.

מחלקים את הזרימה לשלושה מצבים: נקלט, נדחה, וממתין לבדיקה. לכל שורה מצרפים מזהה מקור קבוע, מספר שורה, סוג מסמך, סיבת דחייה כפי שהתקבלה, וזמן הניסיון. רק שורות נדחות חוזרות לתור אחרי התיקון. לפני ייבוא חוזר מבצעים בדיקת איזון של מספר הרשומות, סכומים ומספרי מסמך מול המקור.

חובה להחליט מראש מי רשאי לתקן פרטי הנהלת חשבונות ומי רק מאשר חריגה. אוטומציה טובה לא משנה תאריך, חשבון או מע״מ כדי שהייבוא יעבור. היא עוצרת עם הודעה ברורה ומאפשרת טיפול מבוקר.

מקור

חשבשבת