אוטומציה לדברים הלא נכונים: הטעות שרוב העסקים עושים

לרוב פרויקטי האוטומציה הכושלים שאני נקרא לתקן יש אותו שורש, וכמעט אף פעם זו לא הטכנולוגיה. מישהו לקח תהליך איטי, בזבזני או פשוט שבור, ועשה לו אוטומציה בדיוק כמו שהוא. עכשיו הוא מריץ את אותה טעות אלף פעמים בשעה במקום עשר פעמים ביום. העסק הוציא כסף אמיתי כדי להפוך תהליך גרוע למהיר יותר, וזה בדיוק ההפך ממה שהוא רצה. זו התבנית הכי יקרה שאני נתקל בה, ואפשר לחלוטין להימנע ממנה.

אני בונה אוטומציות למחייתי, ואשמח לשכנע כל אחד לוותר על אוטומציה שלא צריכה להתקיים. זה לא שאני משאיר כסף על השולחן. אני פשוט מוודא שהעבודה שלי באמת מחזירה את עצמה, כי לקוח שנכווה מאוטומציה לדבר הלא נכון בדרך כלל לא מנסה שוב. אז תנו לי להיות ישיר לגבי הטעויות, ואז לתת לכם את סדר הפעולות שבאמת עובד.

למה אוטומציה לדברים הלא נכונים מחמירה את הכל

אוטומציה היא מכפיל. זו כל המטרה שלה, וזו גם המלכודת. למכפיל לא משנה אם הדבר שהוא מכפיל טוב או רע. אם תהליך המעקב אחרי לידים שלכם מאבד לידים כי אף אחד לא בטוח מי אחראי על תשובה, אוטומציה לא תפתור את בעיית האחריות. היא פשוט תאבד לידים לפי לוח זמנים, עם תיעוד נקי, מהר יותר מכל בן אדם.

וגרוע מזה, אוטומציה מסתירה את הבעיה. כשבן אדם עושה משימה מסורבלת ביד, הוא מרגיש את החיכוך ומתלונן עליו. התלונה הזו היא מידע. כשעוטפים את אותה משימה מסורבלת בסקריפט, החיכוך נעלם מהעין אבל הבזבוז נשאר. שילמתם כדי להפוך תהליך גרוע לבלתי נראה. חצי שנה אחר כך אף אחד לא זוכר למה המערכת עושה מה שהיא עושה, ולפרק את הסבך הזה עולה יותר מהבנייה המקורית.

יש גם מס תחזוקה. כל אוטומציה היא פיסת תוכנה קטנה שצריך להחזיק בחיים: ממשקי API משתנים, התחברויות פגות, מקרי קצה צצים. אם עשיתם אוטומציה לתהליך שמספק מעט ערך, אתם משלמים את המס הזה לנצח כמעט בלי שום תמורה. השאלה הנכונה היא אף פעם לא ״אפשר לעשות לזה אוטומציה?״ כמעט לכל דבר אפשר. השאלה היא ״האם זה בכלל צריך להתקיים, ואם כן, באיזו צורה?״

לבטל, לפשט, ורק אז לעשות אוטומציה (בסדר הזה)

זה הכלל שאני מביא לכל פרויקט, וזה החלק שאנשים מדלגים עליו כי הוא פחות כיף מלבנות. לפני שעושים אוטומציה למשהו, העבירו את התהליך דרך שלושה שערים, בסדר קבוע.

1. לבטל. האם השלב הזה או כל התהליך הזה יכול פשוט להפסיק להתקיים? מספר מדהים של משימות חוזרות הן הרגלים, לא דרישות. דוחות שאף אחד לא קורא. אישורים שתמיד מאושרים. נתונים שמועתקים בין שתי מערכות שאפשר לחבר פעם אחת. אם אפשר למחוק שלב, מחיקה זולה לאין שיעור מאוטומציה.
2. לפשט. אם התהליך חייב להישאר, קודם קלפו אותו עד למהות. הסירו את המקרים המיוחדים שחלים על שני אחוז מהמצבים. תקננו את הקלטים. צמצמו את מספר האישורים והעברות הידיים. תהליך פשוט זול יותר לאוטומציה, זול יותר לתחזוקה, וסיכוי קטן בהרבה שיישבר.
3. לעשות אוטומציה. רק עכשיו, על תהליך רזה ומאומת, כותבים קוד. אתם עושים אוטומציה למשהו שמצדיק את קיומו, בצורתו הפשוטה ביותר, כך שהאוטומציה קטנה, יציבה, וברור ששווה את מס התחזוקה.

דילוג על שני השערים הראשונים הוא החטא הקדמון. ראיתי חברה שביקשה ממני אוטומציה לדוח חודשי בן 14 שלבים. מחקנו שישה שלבים שכבר לא היו רלוונטיים, מיזגנו שלושה נוספים, וה״אוטומציה״ התבררה כשאילתה מתוזמנת בת חמש שורות. אילו עשו אוטומציה לכל 14 השלבים, הם היו משלמים פי חמישה על מערכת שברירית ששימרה עבודה שאף אחד לא היה צריך.

דוגמאות אמיתיות לאוטומציות גרועות

אלה תבניות שנתקלתי בהן יותר מפעם אחת, מעט מוסוות.

• הדוח שאף אחד לא קורא. PDF יומי שנשלח לשנים עשר אנשים, אוטומציה מושלמת. בדקנו את שיעורי הפתיחה: שני אנשים פתחו אותו, מדי פעם. המהלך הנכון היה קישור אחד לדשבורד, לפי דרישה, לשניים שבאמת אכפת להם.
• אוטומציה לבלגן בהזנת נתונים. צוות העתיק פרטי הזמנה ממייל לגיליון, ומשם ל-ERP. הם רצו בוט שיעשה את ההעתקה. התיקון האמיתי היה לחבר את מקור ההזמנה ישירות ל-ERP, כך שהנתונים בכלל לא יוקלדו מחדש. הבוט היה עושה אוטומציה לשלב שלא צריך להתקיים.
• המייל הקר עם יותר מדי התאמה אישית. יזם רצה אוטומציה שתגרד עשר נקודות מידע על כל ליד כדי להתאים את הפנייה. נתוני ההמרה הראו שההתאמה כמעט לא הזיזה את כמות התשובות. שתי נקודות מידע עשו כמעט את כל העבודה. עשינו אוטומציה לשתיים האלה וחתכנו את הבנייה ב-80 אחוז.
• אוטומציה שעוקפת שרשרת אישורים שבורה. במקום לתקן למה אישורים לוקחים ארבעה ימים, לקוח רצה תזכורות אוטומטיות שירדפו אחרי המאשרים. הסרנו שני מאשרים מיותרים, וצוואר הבקבוק נעלם בלי שורת קוד אחת.

המכנה המשותף: בכל מקרה הבקשה הייתה לעשות אוטומציה לתסמין. התיקון היה לשנות את התהליך. אם אתם לא בטוחים לאיזה מחנה הרעיון שלכם שייך, המדריך שלי על סימנים שהעסק שלכם בשל לאוטומציה הוא בדיקת בטן שימושית לפני שתוציאו שקל.

איך לבחור את האוטומציה הראשונה הנכונה

אם החלטתם שתהליך באמת צריך להתקיים ופישטתם אותו, הנה איך אני מדרג מועמדים. האוטומציה הראשונה הכי טובה היא דווקא המשעממת: תדירות גבוהה, מעט שיקול דעת, חזרתית עד כאב, ויציבה.

התחילו מהמשימה שמקבלת ציון טוב בכל חמש השורות. היא לא זוהרת, וזה בכוונה. אוטומציות זוהרות, אלה שצריכות שיקול דעת ומשתנות כל הזמן, הן בדיוק המקום שבו אוטומציה נכשלת. עוד על המשימות שעוברות את הרף הזה תמצאו ברשימה שלי של משימות עסקיות ששווה לעשות להן אוטומציה.

קודם ROI, לא קודם טכנולוגיה

המספר היחיד שחשוב הוא ההחזר. לפני שאני בונה, אני רוצה תשובה גסה לשאלות: כמה שעות בחודש זה חוסך, כמה שווה שעה כאן, וכמה תעלה הבנייה בתוספת התחזוקה השוטפת. אם משימה אוכלת 20 שעות בחודש בעלות אפקטיבית של 40$ לשעה (בערך 150 שקל), זה 800$ בחודש, או קרוב ל-10,000$ בשנה, שנשרפים. אוטומציה שעולה כמה אלפי דולרים לבנות ומעט לתחזק מחזירה את עצמה תוך שבועות, ומשם והלאה היא מייצרת ערך נטו.

עכשיו הפכו את זה. משימה שלוקחת 30 דקות בחודש שווה אולי 20$ בחודש של אוטומציה. שום אוטומציה לא מצדיקה בנייה ומס תחזוקה קבוע בשביל 240$ בשנה. זה שהטכנולוגיה קלה לא רלוונטי. קל וחסר ערך עדיין חסר ערך. אני מעמיק בחישוב במאמר כמה עולה אוטומציה עסקית, כי לקלוע פחות או יותר להערכת ה-ROI מראש זה מה שמבדיל בין אוטומציה שמצטברת לבין אוטומציה שמרוקנת אתכם בשקט.

זו גם הסיבה שאני דוחף לקוחות לכיוון של פחות אוטומציות אבל עמוקות יותר, במקום פיזור של סקריפטים קטנים וחכמים. עשר אוטומציות שבריריות שכל אחת חוסכת שעה בשבוע יוצרות עשרה נטלי תחזוקה וסבך של תלויות. אוטומציה אחת מוצקה שמסירה צוואר בקבוק שבועי אמיתי שווה יותר ועולה פחות להחזיק. אם המטרה שלכם רחבה יותר, המאמר שלי על איך לשפר יעילות עסקית מכסה את המנופים שהם לא אוטומציה ושלרוב באים קודם.

הסיכום הכן

אוטומציה היא אחד הכלים עם המינוף הכי גבוה שיש לעסק קטן, וראיתי אותה משנה תפעול מהיסוד. אבל מינוף חותך לשני הכיוונים. כוונו אותו לתהליך שבור ותגדילו את השבירות. כוונו אותו למשימה מפושטת, בעלת ערך גבוה ויציבה, ותצברו חיסכון אמיתי חודש אחר חודש. המשמעת כאן היא לא טכנית. היא הנכונות לשאול אם משימה בכלל צריכה להתקיים לפני שאתם שואלים אם אפשר לעשות לה אוטומציה, ולבטל ולפשט עוד לפני שכתבתם שורת קוד.

אם יש לכם תהליך בראש ואתם לא בטוחים אם כדאי לעשות לו אוטומציה, לעצב אותו מחדש או פשוט למחוק אותו, זו בדיוק השיחה שאני נהנה ממנה. קבעו שיחה ותעברו איתי עליו. אגיד לכם בכנות איפה ה-ROI האמיתי, גם אם התשובה היא ״אל תעשו לזה אוטומציה עדיין״. אפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.