אוטומציה למאמנים ויועצים

אם אתם מתפרנסים מאימון או ייעוץ, לעסק שלכם יש בעיה מובנית: מה שאתם מוכרים זה הזמן שלכם, ורוב הזמן הזה נבלע בכל מה שהוא לא אימון. לתאם שיחות היכרות, לשלוח טפסי קליטה, לרדוף אחרי אנשים שימלאו אותם, להזכיר ללקוחות על מפגשים, לכתוב את אותו מייל קליטה בפעם המאה, להוציא חשבוניות, לעקוב אחרי תשלומים, ולנסות להפוך התקשרות שהסתיימה להמלצה ולחידוש. שום דבר מזה הוא לא העבודה שלקוחות משלמים עליה, ובכל זאת זה יכול לבלוע עשר שעות בשבוע ויותר. כמעט כל זה אפשר להפוך לאוטומטי. במדריך הזה אעבור בדיוק על אילו חלקים בעסק של אימון או ייעוץ כדאי להפוך לאוטומטיים קודם, איך כל אחד עובד, וכמה באמת עולה להקים את זה.

למה אוטומציה למאמנים ויועצים חשובה

העסק שלכם מתאים במיוחד לאוטומציה כי הוא רץ על מחזור חיים ברור וחוזר של לקוח. מישהו מגלה אתכם, קובע שיחת היכרות, אתם קולטים אותו, מעבירים מפגשים, מוציאים חשבונית, ובמקרה האידיאלי הוא מחדש, ממליץ או משאיר המלצה. כל אחד מהשלבים האלה זהה אצל כל לקוח, וזה בדיוק מה שאוטומציה עושה הכי טוב - היא מטפלת בחלקים הזהים והחוזרים כדי שתוכלו להשקיע את השעות שלכם בחלק שהוא באמת מותאם אישית: האימון או הייעוץ עצמו.

הסיכון כאן גדול יותר מאשר ברוב העסקים הקטנים, כי הזמן שלכם הוא המלאי שלכם. שעה שאתם מבזבזים ברדיפה אחרי טופס קליטה לא חתום היא שעה שאי אפשר לחייב עליה ואי אפשר להחזיר. אי-הגעה היא משבצת שיכולתם למכור למישהו אחר. לקוח שסיים ומעולם לא ביקשתם ממנו המלצה או חידוש הוא ערך חיים אבוד. ליועץ שגובה 150$ (כ-550 ש"ח) לשעה, שחרור של חמש שעות אדמיניסטרציה בשבוע שווה ל-3,000$ (כ-11,000 ש"ח) בחודש של קיבולת שאפשר עכשיו למכור או פשוט לשמור לעצמכם.

המשימות שכדאי להפוך לאוטומטיות קודם

לא הופכים הכל לאוטומטי בבת אחת. מתחילים מהשלבים שמדליפים הכי הרבה זמן והכי הרבה הכנסה. הנה הסדר שאני בדרך כלל ממליץ עליו, עם זמן החיסכון הריאלי.

לכידת לידים ותיאום שיחת היכרות

כאן מתחילים, כי כאן מתחילה ההכנסה החדשה. לכידת לידים פירושה שכשמישהו מוצא אתכם - דרך האתר, וובינר, המלצה או רשתות - הוא נכנס למערכת ולא לחלל ריק. טופס web נותן לו אישור מיידי וחם ומתייג אותו לפי מה שמעניין אותו, כך שאתם יודעים אם מדובר במפגש אסטרטגיה חד-פעמי או בהתקשרות של חצי שנה עוד לפני שאתם עונים. אין יותר לידים מבטיחים שנקברים מתחת לכל השאר בתיבה.

האוטומציה עם המנוף הכי גבוה למאמן או יועץ היא זימון שיחת היכרות. כל ההלוך-ושוב של "יום שלישי מתאים? לא, אז מה עם חמישי ב-14:00? בעצם יש לי התנגשות" הוא בזבוז טהור, וכל מייל נוסף הוא עוד הזדמנות לליד להתקרר. עמוד תיאום עצמי שמסונכרן ליומן האמיתי שלכם - שמכבד את מרווחי הזמן שלכם, את מגבלת השיחות היומית שלכם, ואת השעות שבהן אתם באמת רוצים לקחת שיחות - נותן ללקוח פוטנציאלי לבחור משבצת בעשר שניות. ברגע שהוא קובע, הוא מקבל אישור ואתם מקבלים את השיחה ביומן עם כל הפרטים שלו. השינוי הבודד הזה לבדו מביא בעקביות ליותר שיחות שנסגרות, כי חיכוך הוא האויב של ההמרה.

קליטה וטפסי היכרות

זכייה בלקוח היא ההתחלה של האדמיניסטרציה, לא הסוף שלה. התקופה מיד אחרי שמישהו אומר כן היא בדיוק המקום שבו יועצים מאבדים הכי הרבה זמן ועושים את הרושם הראשוני הכי גרוע, כי זה בדרך כלל מרוץ של שליחה ידנית של חוזה, חשבונית, שאלון קליטה וחומרי הכנה. קליטה אוטומטית הופכת את המרוץ הזה לרצף שמופעל ברגע שלקוח נרשם: הודעת הברכה, ההסכם, טופס הקליטה וההכנה "הנה למה לצפות" - כולם יוצאים אוטומטית ולפי הסדר.

טופס הקליטה הוא הגיבור השקט כאן. במקום לבזבז את המפגש הראשון שמשלמים עליו על איסוף רקע שיכולתם לאסוף בחינם, הלקוח ממלא טופס קליטה מובנה לפני שאתם נפגשים, והתשובות שלו נוחתות בדיוק היכן שאתם צריכים. אתם נכנסים למפגש הראשון כבר מוכנים, וזה גם חוסך לכם זמן וגם גורם לכם להיראות הרבה יותר מקצועיים. רצף קליטה חלק הוא גם ההבדל בין לקוח שבטוח שעשה את הבחירה הנכונה לבין אחד שמתחיל בשקט לפקפק בה.

תזכורות למפגשים וטיפוח לידים במייל

ברגע שהלקוחות נקלטו, הניקוז החוזר הוא לשמור שהמפגשים יישארו במסלול ולשמור על הלידים החמים שיישארו חמים. תזכורות למפגשים עובדות בדיוק כמו בכל עסק מבוסס-פגישות: SMS אוטומטי בתוספת מייל 24 שעות ושעה לפני, כל אחד עם קישור לתיאום מחדש בלחיצה אחת. הקישור לתיאום מחדש חשוב יותר ממה שחושבים - רוב הביטולים הם לא לקוחות שאיבדו עניין, אלא לקוחות שיש להם התנגשות ופשוט מביך להם מדי לבקש. תנו להם כפתור והם יקבעו מחדש במקום פשוט להיעלם. אני מסביר את המנגנון במדריך שלי על אוטומציה של תזכורות לפגישות להפחתת אי-הגעות.

טיפוח לידים במייל הוא מה ששומר שהלידים שעדיין לא מוכנים לקנות היום לא ישכחו שאתם קיימים עד שהם יהיו מוכנים. סדרת ברכה מתוזמנת למנויים חדשים, רצף מעקב חכם אחרי שיחת היכרות שלא נסגרה, ומדי פעם מייל תוכן שימושי - שומרים אתכם בראש בלי מאמץ שוטף. המטרה היא לא ספאם, אלא להישאר באמת מועילים כך שכשהלקוח הפוטנציאלי יהיה מוכן, אתם תהיו הבחירה המתבקשת. שילוב של זה עם מעקב אוטומטי אחרי לידים פירושו ששום שיחה מבטיחה לא מתקררת רק כי הייתם עסוקים.

חיוב, חבילות, המלצות וחידוש התקשרות

הקצה האחורי של עסק אימון או ייעוץ הוא חוזר ומבוסס-כללים, וזה אידיאלי לאוטומציה. חיוב על חבילות, ריטיינרים או עבודה מבוססת אבני דרך יכול להיווצר אוטומטית, להישלח עם קישור תשלום, ולקבל תזכורות מנומסות אם הוא לא משולם. זה מוריד מכם את המשימה הכי לא נעימה - לבקש מלקוח שיש לכם איתו מערכת יחסים לשלם לכם. המערכת עושה את זה במקומכם, לפי לוח זמנים, באופן מקצועי. אני מפרק את זה במדריך שלי על אוטומציה של חיוב ותזכורות תשלום.

ולבסוף, האוטומציה הכי פחות מנוצלת בכל התחום: המלצות וחידוש התקשרות. הרגע הכי טוב לבקש המלצה הוא מיד אחרי שללקוח היה הישג, והרגע הכי טוב להציע חידוש הוא ממש לפני שההתקשרות מסתיימת. שני הרגעים צפויים, ושניהם כמעט תמיד מפוספסים כי אתם כבר עסוקים בלקוח הבא. בקשת משוב אוטומטית באבן הדרך הנכונה, והצעת חידוש אוטומטית כשההתקשרות מתקרבת לסיום, לוכדות הכנסה חוזרת והוכחה חברתית שאחרת פשוט היו מתאדות. זו לרוב האוטומציה עם התשואה הכי גבוהה, כי לשמר לקוח קיים זול בהרבה מלמצוא לקוח חדש.

כלים מהמדף מול אוטומציה מותאמת

יש לכם שני מסלולים. כמה פלטפורמות all-in-one לאימון וייעוץ מאגדות זימון, קליטה, תשלומים וניהול לקוחות מהקופסה, וקומץ כלי זימון ומייל ייעודיים מכסים הרבה מזה בנפרד. אם העסק שלכם די סטנדרטי ואחת מהן מתאימה לאיך שאתם עובדים, תתחילו שם - זו הדרך הכי מהירה להפעיל את הבסיס, ואני אגיד לכם בכנות מתי זו הבחירה הנכונה.

אוטומציה מותאמת מצדיקה את מקומה כשהכלים מהמדף נתקלים בקיר: אתם כבר משתמשים בכלים ספציפיים שאתם לא רוצים לנטוש, אתם רוצים שהזימון, הקליטה, המייל והחיוב שלכם באמת ידברו זה עם זה במקום לשבת בממגורות נפרדות, אתם מריצים תהליך אספקה שאף פלטפורמה לא תומכת בו, או שאתם משלמים על ארבעה-חמישה מנויים שלא מתחברים ביניהם. זו העבודה שאני עושה - לחבר את הכלים הקיימים שלכם יחד כך שכל מחזור חיי הלקוח מתנהל מעצמו. אם אתם שוקלים את זה, הסקירה שלי על אוטומציה עסקית לעסקים קטנים היא נקודת התחלה טובה.

כמה זה עולה וכמה זמן זה לוקח

מספרים ריאליים לעסק אימון או ייעוץ של אדם יחיד או עסק קטן, שהוקם על ידי פרילנסר מנוסה ולא סוכנות:

• זימון + תזכורות + רצף קליטה על כלים קיימים: בערך 700$ - 2,500$ (כ-2,600 - 9,000 ש"ח), 1 - 2 שבועות.
• תהליך מותאם שמחבר לכידת לידים, זימון, קליטה, טיפוח וחיוב יחד: בערך 2,500$ - 8,000$ (כ-9,000 - 29,000 ש"ח), 2 - 5 שבועות, תלוי באינטגרציות.
• שוטף: מנויי כלים ועלויות הודעות (צנועים), בתוספת תחזוקה קלה. כדאי לתקצב ריטיינר חודשי קטן או תמיכה שעתית.

הסיבה שזה משתלם כל כך מהר: אם אוטומציה משחררת חמש שעות חיוב בשבוע ליועץ שגובה 150$ לשעה, זה בערך 3,000$ (כ-11,000 ש"ח) בחודש של קיבולת שחזרה, עוד לפני שספרתם את השיחות הנוספות שנקבעו ואת החידושים שנלכדו. רוב העסקים רואים את הבנייה מחזירה את עצמה כבר תוך חודש-חודשיים. אם אתם רוצים לבדוק עד כמה אתם מוכנים, כתבתי מאמר על הסימנים שהעסק שלכם מוכן לאוטומציה.

איפה להתחיל

אם אתם מאמנים או יועצים והשבוע שלכם הוא חצי אדמיניסטרציה, אל תנסו להפוך הכל לאוטומטי בבת אחת. תתחילו עם זימון שיחת היכרות וקליטה, כי כאן אתם מאבדים הכי הרבה זמן ועושים את הרושם הראשוני שלכם. מדדו כמה עוד שיחות אתם סוגרים וכמה חלקה מרגישה הקליטה, ואז הוסיפו תזכורות למפגשים, טיפוח, חיוב וחידוש לפי סדר הכאב. כל שלב מממן את הבא.

אם אתם רוצים הערכה ישירה של אילו אוטומציות יחזירו לעסק הספציפי שלכם הכי הרבה זמן והכי הרבה הכנסה חוזרת, קבעו שיחה ותעברו איתי על איך אתם מנהלים את הדברים היום. אגיד לכם בכנות מה שווה להפוך לאוטומטי קודם ומה הכלים הקיימים שלכם כבר יודעים לעשות. אפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.