אוטומציה למאמנים ויועצים

אם אתה מתפרנס מאימון או ייעוץ, לעסק שלך יש בעיה מבנית: מה שאתה מוכר הוא הזמן שלך, ורוב הזמן שלך נאכל על ידי כל מה שהוא לא אימון. זימון שיחות היכרות, שליחת טפסי קליטה, רדיפה אחרי אנשים שימלאו אותם, תזכורות ללקוחות על מפגשים, כתיבת אותו מייל קליטה בפעם המאה, שליחת חשבוניות, מעקב אחרי תשלומים, וניסיון להפוך התקשרות שהסתיימה להמלצה ולקביעה חוזרת. שום דבר מזה אינו העבודה שלקוחות משלמים לך עליה, ובכל זאת זה יכול לבלוע עשר שעות או יותר בשבוע. כמעט כל זה ניתן לאוטומציה. במדריך הזה אעבור בדיוק על אילו חלקים בעסק אימון או ייעוץ כדאי להפוך לאוטומטיים קודם, איך כל אחד עובד, וכמה זה עולה להקים בפועל.

למה אוטומציה למאמנים ויועצים חשובה

העסק שלך מתאים במיוחד לאוטומציה כי הוא רץ על מחזור חיי לקוח ברור וחזרתי. מישהו מגלה אותך, הוא קובע שיחת היכרות, אתה קולט אותו, אתה מספק מפגשים, אתה מחייב, ובאופן אידיאלי הוא מחדש, ממליץ או משאיר המלצה. כל אחד מהשלבים האלה זהה לכל לקוח, וזה בדיוק מה שאוטומציה עושה היטב - היא מטפלת בחלקים הזהים והחזרתיים כדי שתוכל להשקיע את השעות שלך בחלק שהוא באמת מותאם אישית: האימון או הייעוץ עצמו.

הסיכון גבוה יותר מאשר ברוב העסקים הקטנים כי הזמן שלך הוא המלאי שלך. שעה שאתה מבלה ברדיפה אחרי טופס קליטה לא חתום היא שעה שאתה לא יכול לחייב ולא תוכל להחזיר. אי-הגעה היא לא רק אי-נוחות, היא משבצת שיכולת למכור למישהו אחר. לקוח שסיים שמעולם לא התבקש להמלצה או לחידוש הוא ערך חיים אבוד. ליועץ שמחייב 150$ (כ-550 ש"ח) לשעה, השבת אפילו חמש שעות אדמיניסטרציה בשבוע שווה ל-3,000$ (כ-11,000 ש"ח) בחודש בקיבולת שאתה יכול עכשיו למכור או פשוט לשמור.

המשימות שכדאי להפוך לאוטומטיות קודם

לא הופכים הכל לאוטומטי בבת אחת. מתחילים מהשלבים שמדליפים הכי הרבה זמן והכי הרבה הכנסה. הנה הסדר שאני בדרך כלל ממליץ עליו, עם זמן חיסכון מציאותי.

לכידת לידים וזימון שיחת היכרות

תתחיל כאן, כי כאן מתחילה הכנסה חדשה. לכידת לידים אומרת שכשמישהו מוצא אותך - דרך האתר, וובינר, המלצה או רשתות - הוא נכנס למערכת במקום לחלל ריק. טופס web נותן לו אישור מיידי וחם ומתייג אותו לפי מה שמעניין אותו, כך שאתה יודע אם אתה מדבר עם מפגש אסטרטגיה חד-פעמי או התקשרות של חצי שנה עוד לפני שאתה משיב. אין יותר לידים מבטיחים קבורים מתחת לכל השאר בתיבה.

האוטומציה בעלת המנוף הגבוה ביותר למאמן או יועץ היא זימון שיחת היכרות. ההלוך-ושוב של "יום שלישי מתאים? לא, מה לגבי חמישי ב-14:00? בעצם יש לי קונפליקט" הוא בזבוז טהור, וכל מייל נוסף הוא הזדמנות לליד להתקרר. עמוד זימון עצמי מסונכרן ליומן האמיתי שלך - שמכבד את החיצים שלך, מגבלות השיחות היומיות שלך, והשעות שאתה באמת רוצה לקחת בהן שיחות - מאפשר ללקוח פוטנציאלי לבחור משבצת בעשר שניות. ברגע שהוא קובע, הוא מקבל אישור ואתה מקבל את השיחה ביומן עם הפרטים שלו מצורפים. השינוי הבודד הזה לבדו מביא באופן אמין ליותר שיחות סגורות, כי חיכוך הוא האויב של המרה.

קליטה וטפסי היכרות

זכייה בלקוח היא ההתחלה, לא הסוף, של האדמיניסטרציה שלך. התקופה מיד אחרי שמישהו אומר כן היא איפה שיועצים מאבדים הכי הרבה זמן ועושים את הרושם הראשוני הגרוע ביותר, כי זה בדרך כלל מרוץ של שליחה ידנית של חוזה, חשבונית, שאלון קליטה וחומרי הכנה. קליטה אוטומטית הופכת את המרוץ הזה לרצף שמופעל ברגע שלקוח נרשם: הודעת הברכה, ההסכם, טופס הקליטה, וההכנה "הנה למה לצפות" כולם יוצאים אוטומטית ולפי סדר.

טופס הקליטה הוא הגיבור השקט כאן. במקום לבזבז את המפגש הראשון בתשלום על איסוף רקע שיכולת לאסוף בחינם, הלקוח ממלא קליטה מובנית לפני שאתם נפגשים, והתשובות שלו נוחתות איפה שאתה צריך. אתה נכנס למפגש הראשון כבר מוכן, מה שגם חוסך לך זמן וגם גורם לך להיראות הרבה יותר מקצועי. רצף קליטה חלק הוא גם ההבדל בין לקוח שמרגיש בטוח שעשה את הבחירה הנכונה לבין אחד שמתחיל בשקט לפקפק בה.

תזכורות למפגשים וטיפוח במייל

ברגע שהלקוחות נקלטו, הניקוז החוזר הוא לשמור על מפגשים במסלול ולשמור לידים חמים חמים. תזכורות למפגשים עובדות בדיוק כמו בכל עסק מבוסס-פגישות: SMS אוטומטי בתוספת מייל ב-24 שעות וב-1 שעה לפני, כל אחד עם קישור קביעה מחדש בלחיצה אחת. קישור הקביעה מחדש חשוב יותר ממה שאנשים מצפים - רוב הביטולים הם לא לקוחות שאיבדו עניין, הם לקוחות עם קונפליקט שהיה להם מביך מדי לבקש. תן להם כפתור והם יקבעו מחדש במקום להיעלם. אני מכסה את המנגנון במדריך שלי על אוטומציה של תזכורות לפגישות להפחתת אי-הגעות.

טיפוח במייל הוא מה ששומר על הלידים שלא מוכנים לקנות היום מלשכוח שאתה קיים עד שהם כן. סדרת ברכה מתוזמנת למנויים חדשים, רצף מעקב מחושב אחרי שיחת היכרות שלא הומרה, ומדי פעם מייל תוכן שימושי שומרים אותך בראש המחשבה בלי מאמץ שוטף. המטרה היא לא ספאם - היא להישאר באמת מועיל כך שכשהלקוח הפוטנציאלי מוכן, אתה הבחירה המובנת מאליה. שילוב זה עם מעקב אוטומטי אחרי לידים אומר ששום שיחה מבטיחה לא מתקררת בגלל שהתעסקת.

חיוב, חבילות, המלצות וקביעה חוזרת

הקצה האחורי של עסק אימון או ייעוץ הוא חזרתי ומבוסס-כללים, וזה אידיאלי לאוטומציה. חיוב על חבילות, ריטיינרים או עבודה מבוססת אבני דרך יכול להיווצר אוטומטית, להישלח עם קישור תשלום, ולהירדף בנימוס אם הוא לא משולם. זה מסיר את המשימה הבאמת לא נוחה של לבקש מלקוח שיש לך איתו מערכת יחסים לשלם לך - המערכת עושה את זה בשבילך, לפי לוח זמנים, באופן מקצועי. אני מפרק את זה במדריך שלי על אוטומציה של חיוב ותזכורות תשלום.

לבסוף, האוטומציה הכי לא מנוצלת בכל התחום הזה: המלצות וקביעה חוזרת. הרגע הטוב ביותר לבקש המלצה הוא מיד אחרי שללקוח היה ניצחון, והרגע הטוב ביותר להציע חידוש הוא ממש לפני שהתקשרות מסתיימת. שניהם צפויים, ושניהם כמעט תמיד מפוספסים כי אתה כבר עם הלקוח הבא. בקשה אוטומטית למשוב באבן הדרך הנכונה, והצעת חידוש אוטומטית כשהתקשרות מתקרבת לסיום, לוכדות הכנסה חוזרת והוכחה חברתית שאחרת היו מתאדות. זו לרוב האוטומציה עם התשואה הגבוהה ביותר, כי שימור לקוח זול בהרבה ממציאת לקוח חדש.

כלים מהמדף מול אוטומציה מותאמת

יש לך שני מסלולים. כמה פלטפורמות all-in-one לאימון וייעוץ מאגדות זימון, קליטה, תשלומים וניהול לקוחות מהקופסה, וקומץ כלי זימון ומייל ייעודיים מכסים הרבה מזה בנפרד. אם הפרקטיקה שלך די סטנדרטית ואחת מהן מתאימה לאיך שאתה עובד, תתחיל שם - זו הדרך המהירה ביותר להפעיל את הבסיס, ואגיד לך בכנות מתי זו הבחירה הנכונה.

אוטומציה מותאמת מצדיקה את מקומה כשהכלים מהמדף נתקלים בקיר: אתה כבר משתמש בכלים ספציפיים שאתה לא רוצה לנטוש, אתה רוצה שהזימון, הקליטה, המייל והחיוב שלך באמת ידברו זה עם זה במקום לחיות בממגורות נפרדות, אתה מריץ תהליך אספקה שאף פלטפורמה לא תומכת בו, או שאתה משלם על ארבעה או חמישה מנויים שלא מתחברים. זו העבודה שאני עושה - חיווט הכלים הקיימים שלך יחד כך שכל מחזור חיי הלקוח מתנהל מעצמו. אם אתה שוקל את זה, הסקירה שלי על אוטומציה עסקית לעסקים קטנים היא נקודת התחלה טובה.

כמה זה עולה וכמה זמן זה לוקח

מספרים מציאותיים לפרקטיקת אימון או ייעוץ של אדם יחיד או קטנה, שהוקמה על ידי פרילנסר מנוסה ולא סוכנות:

• זימון + תזכורות + רצף קליטה על כלים קיימים: בערך 700$ - 2,500$ (כ-2,600 - 9,000 ש"ח), 1 - 2 שבועות.
• תהליך מותאם שמחבר לכידת לידים, זימון, קליטה, טיפוח וחיוב יחד: בערך 2,500$ - 8,000$ (כ-9,000 - 29,000 ש"ח), 2 - 5 שבועות תלוי באינטגרציות.
• שוטף: מנויי כלים ועלויות הודעות (צנועים), בתוספת תחזוקה קלה. תקציב ריטיינר חודשי קטן או תמיכה שעתית.

הסיבה שזה משתלם כל כך מהר: אם אוטומציה משיבה חמש שעות חיוב בשבוע ליועץ שגובה 150$ לשעה, זה בערך 3,000$ (כ-11,000 ש"ח) בחודש בקיבולת משוחזרת, עוד לפני שספרת את השיחות הנוספות שנקבעו והחידושים שנלכדו. רוב הפרקטיקות רואות את הבנייה מחזירה את עצמה תוך החודש או החודשיים הראשונים. אם אתה רוצה לבדוק את המוכנות שלך, כתבתי מאמר על הסימנים שהעסק שלך מוכן לאוטומציה.

איפה להתחיל

אם אתה מאמן או יועץ והשבוע שלך הוא חצי אדמיניסטרציה, אל תנסה להפוך הכל לאוטומטי בבת אחת. תתחיל עם זימון שיחת היכרות וקליטה, כי כאן אתה מאבד הכי הרבה זמן ועושה את הרושם הראשוני שלך. מדוד כמה עוד שיחות אתה סוגר וכמה חלקה מרגישה הקליטה, ואז הוסף תזכורות למפגשים, טיפוח, חיוב וקביעה חוזרת לפי סדר הכאב. כל שלב מממן את הבא.

אם אתה רוצה הערכה ישירה של אילו אוטומציות יחזירו לפרקטיקה הספציפית שלך הכי הרבה זמן והכי הרבה הכנסה חוזרת, קבע שיחה ותעבור איתי על איך אתה מנהל דברים כיום. אגיד לך בכנות מה שווה להפוך לאוטומטי קודם ומה הכלים הקיימים שלך כבר יודעים לעשות. אפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.