אוטומציה למסעדות ובתי קפה

מסעדות פועלות על מרווחי רווח דקים ועל תשומת לב דקה עוד יותר. מסעדה טיפוסית עם שירות מלא מרוויחה איפשהו סביב 3 עד 9 אחוז רווח, מה שאומר שבעלים לא יכולים להרשות לעצמם לא טכנולוגיה יקרה שלא מחזירה את עצמה ולא שעות צוות שמושקעות באדמיניסטרציה חזרתית שמערכת הייתה יכולה לטפל בה. בניתי אוטומציה לכמה עסקי מזון, והלקח הכן הוא: חלק מהאוטומציה למסעדות הוא מכונת כסף אמיתית, וחלק הוא הסחת דעת נוצצת. במדריך הזה אפריד בין השניים. אראה לכם בדיוק מה שווה להפוך לאוטומטי במסעדה או בבית קפה, מה זה חוסך, כמה זה עולה להקים, ואיפה להיות סקפטיים כדי שלא תבזבזו כסף שאין לכם.

איזו אוטומציה למסעדות באמת שווה

המבחן שאני מיישם לפני שמפעילים אוטומציה כלשהי בעסק מזון: האם זה ישירות מגן על הכנסה, חותך עלות עבודה, או מונע בזבוז? אם זה לא עושה אחד משלושת אלה, זה כנראה לא שווה על המרווחים האלה. כל המשימות למטה עוברות את המבחן. אלה שאזהיר מהן בהמשך לא עוברות.

הזמנות ותזכורות נגד אי-הגעות

לכל מסעדה שמקבלת הזמנות, זה הניצחון הראשון והברור ביותר. הזמנות אונליין מונעות מהצוות להימשך מהרצפה כדי לענות לטלפון בזמן עומס, ומאפשרות לאנשים להזמין בחצות כשהם מחליטים איפה לאכול מחר. סנכרנו את זה לזמינות השולחנות האמיתית ולכללי המשמרות שלכם כדי שלעולם לא תהיה הזמנה כפולה.

אז הפכו לאוטומטית את התזכורת נגד אי-הגעה. שולחן שמור שאף פעם לא מגיע הוא הכנסה אבודה טהורה בליל שישי - הברחתם מבקרים מזדמנים בשביל רוח רפאים. אישור כשהם מזמינים ותזכורת SMS כמה שעות לפני, כל אחת עם קישור ביטול בלחיצה אחת, מורידה בדרך כלל אי-הגעות ב-20 עד 50 אחוז, ולא פחות חשוב, משחררת את השולחן מספיק מוקדם כדי להושיב בו מחדש כשמישהו כן מבטל. המנגנון זהה לזה שאני מפרט במדריך שלי על אוטומציה של תזכורות להפחתת אי-הגעות, מיושם על שולחנות במקום פגישות. למסעדה של 60 מקומות, שחזור אפילו זוג שולחנות בליל שישי בשבוע הוא כסף אמיתי מול מרווח דק.

הזמנות אונליין ואינטגרציות משלוחים

אם אתם עושים טייקאווי או משלוחים, הכאוס לעיתים נדירות הוא הבישול - הוא זרימת ההזמנות. הזמנות מגיעות מהאתר שלכם, בתוספת שתיים-שלוש אפליקציות משלוחים, לכל אחת טאבלט משלה מצפצף על הדלפק. הצוות מקליד אותן מחדש, מפספס אותן, או מתבלבל בהן בזמן עומס. איחוד ההזמנות כך שינחתו במסך אחד או יודפסו למערכת כרטיסים אחת מסיר מקור אמיתי של טעויות ועבודה. חלק ממערכות ה-POS וכלי האגרגציה עושים את זה מהקופסה; היכן שלא, זה בדיוק סוג האינטגרציה שאני בונה מותאמת.

אבל היו מציאותיים לגבי כלכלת אפליקציות המשלוחים. האפליקציות גובות 15 עד 30 אחוז עמלה, אז אוטומציה שמובילה לקוחות להזמין ישירות מהאתר שלכם - ותמריץ נאמנות לשמור אותם שם - לעיתים קרובות שווה יותר מאוטומציה של האפליקציות עצמן. אוטומציה של זרימת ההזמנות היא טובה; אוטומציה שמכניסה אתכם לתלות עמוקה יותר בערוץ של 30 אחוז היא לא.

מלאי, חידוש מספקים וסידור עבודה

מלאי וחידוש מספקים היא האוטומציה הכי לא מוערכת בשירותי מזון כי גם בזבוז וגם חוסרים פוגעים ישירות במרווח. הדפוס: הגדירו רמות סף למרכיבים מרכזיים, וכשהמלאי יורד מתחת לקו, המערכת מסמנת את זה ומכינה טיוטת הזמנה לספק שהמנהל מאשר. אתם מפסיקים להיגמר מהדבר שכולם הזמינו בסוף השבוע שעבר, ומפסיקים להזמין יותר מדי מתכלים שנרקבים במקרר. אפילו הפחתה צנועה בקלקול מזיזה את המחט כשהמרווח שלכם חד-ספרתי. אני שומר כאן שלב אישור אנושי בכוונה - אתם לא רוצים מערכת שקונה אוטומטית 40 קילו סלמון בגלל טעות בספירה.

סידור עבודה אוכל כמות מפתיעה של זמן מנהל. סידור מבוסס-כללים שמכבד זמינות, תקציב עבודה ותפקידים נדרשים למשמרת, ואז מפרסם אוטומטית את הסידור ושולח לכל אחד את המשמרות שלו עם תזכורות, חוסך למנהל כמה שעות בשבוע וגם חותך את בעיית אי-ההגעה למשמרת. זה ערך מוצק, משעמם ואמין.

ביקורות, נאמנות ופרסום ברשתות

ביקורות מביאות סועדים חדשים, והדרך הזולה ביותר לקבל יותר היא לבקש אוטומטית. הודעה אחת אחרי ביקור עם קישור לפרופיל הגוגל שלכם מכפילה באופן אמין את כמות הביקורות. גם נאמנות ניתנת לאוטומציה - נקודות או הצעה לחזרה שמופעלות לפי הזמנה, שדוחפות לקוחות חד-פעמיים לביקורים חוזרים, שזה המקום שבו רווח המסעדה באמת חי.

אני זהיר יותר לגבי אוטומציה של פרסום ברשתות חברתיות. אתם יכולים לתזמן פוסטים ולהפוך לאוטומטיים את החלקים המשעממים (פרסום המנה היומית, מחזור של לוח תוכן), וזה חוסך זמן. אבל שיווק אוכל חי על טריות ואישיות, ותוכן חברתי גנרי ואוטומטי לחלוטין בדרך כלל מתפקד פחות טוב מכמה פוסטים אמיתיים בשבוע. הפכו לאוטומטי את התזמון ואת הכיתובים החזרתיים; שמרו עין אנושית על התוכן עצמו. זו דוגמה טובה לכלל הרחב יותר במאמר שלי על אילו משימות עסקיות שווה להפוך לאוטומטיות - הפכו לאוטומטי את החזרתי, שמרו את שיקול הדעת.

מהמדף מול מותאם, וכמה זה עולה

רוב המסעדות צריכות להתחיל ממה שהPOS והכלים הקיימים כבר מציעים. מערכות POS מודרניות למסעדות, פלטפורמות הזמנות וכלי הזמנה מכסות הזמנות, נאמנות בסיסית והזמנות אונליין סבירות מהקופסה. הגדירו את אלה קודם - זה המסלול הזול ביותר ולעיתים קרובות מספיק.

אוטומציה מותאמת מצדיקה את מקומה כשאתם צריכים שכלים ידברו זה עם זה והם מסרבים: איחוד כמה ערוצי משלוחים לזרימת כרטיסים אחת, דחיפת נתוני מכירות לרמות סף של מלאי, או חיבור מערכת ההזמנות שלכם ל-CRM ולבקשות ביקורת. ההשוואה שלי בין Zapier מול קוד מותאם מכסה מתי מחבר מספיק מול מתי צריך בנייה אמיתית. מספרים מציאותיים:

• הגדרת הזמנות, תזכורות וביקורות על כלים קיימים: בערך 600$ - 2,000$ (כ-2,200 - 7,300 ש"ח), 1 - 2 שבועות.
• אינטגרציה מותאמת (איחוד הזמנות, מלאי-מתוך-מכירות, תהליכים רב-כליים): בערך 2,000$ - 7,000$ (כ-7,300 - 25,000 ש"ח), 2 - 5 שבועות.
• שוטף: SMS ומנויי כלים בתוספת תחזוקה קלה - שמרו את זה קטן.

איפה להתחיל על מרווח דק

אל תקנו ערימת טכנולוגיה למסעדה כי נציג מכירות הבטיח יעילות. תתחילו עם האוטומציה האחת שמגנה הכי הרבה על הכנסה לפורמט שלכם: הזמנות ותזכורות נגד אי-הגעות למסעדת ישיבה, איחוד הזמנות למקום כבד-משלוחים, חידוש מלאי אם בזבוז הוא הכאב שלכם. מדדו את התוצאה במשך חודש לפני שתוסיפו את החלק הבא. על המרווחים האלה, משמעת היא כל המשחק. אם אתם לא בטוחים שהעסק שלכם בכלל בשלב שבו אוטומציה משתלמת, כתבתי על הסימנים שהעסק שלכם מוכן לאוטומציה.

אם אתם רוצים קריאה כנה של אילו אוטומציות באמת יחזירו את עצמן למסעדה או לבית הקפה שלכם - ואילו לדלג עליהן - קבעו שיחה ותספרו לי על המערך שלכם, המרווחים והכאב היומי הגדול ביותר. אכוון אתכם לאחת או שתיים שמזיזות את המחט. אפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.