בזבזני הזמן הגדולים ביותר של בעלי עסקים קטנים (ואיך לחסל אותם)

שאל בעל עסק קטן מה הוא עושה כל היום, ולעתים נדירות תשמע "את הדבר שהעסק שלי באמת עוסק בו". תשמע על רדיפה אחרי חשבונית, הקלדה מחדש של אותם נתונים למערכת שנייה, עשרה אימיילים כדי לתאם פגישה אחת, ויום ראשון שמתבזבז על בניית דוח ביד. כל זה אינו העבודה. זו החיכוך סביב העבודה, והוא אוכל בשקט את השעות שהיית צריך להשקיע בלקוחות, באסטרטגיה, או פשוט בחיים שלך. אחרי שנים של בניית אוטומציה לעסקים קטנים בארצות הברית, באירופה ובישראל, ראיתי את אותם בזבזני זמן כמעט בכל עסק, ללא קשר לתחום. הנה הגדולים שבהם, השעות האמיתיות שהם עולים, ופתרון מוחשי לכל אחד.

בזבזני הזמן הגדולים ביותר של בעלי עסקים קטנים

תן לי לשים על זה מספרים קודם, כי "הרבה זמן" קל להתעלם ממנו ו"שש שעות בשבוע" לא. אלה הטווחים שאני רואה הכי הרבה אצל בעל עסק יחיד טיפוסי או צוות קטן. זה משתנה ממקרה למקרה, אבל אם אפילו חצי מזה נשמע מוכר, אתה מאבד את רוב יום עבודה כל שבוע לחיכוך.

חבר את הקצוות הנמוכים ואתה קרוב לשמונה עשרה שעות בשבוע. חבר את הקצוות הגבוהים וזה מעל שלושים. אפילו קריאה שמרנית אומרת שחצי עד יום שלם בכל שבוע הולך לדברים שלא מצמיחים את העסק שלך. עכשיו בואו נעבור על כל אחד ונחסל אותו.

הזנת נתונים ידנית

זה האלוף השקט של בזבוז זמן. ליד ממלא טופס, ואתה מקליד מחדש את הפרטים שלו ל-CRM. מכירה קורית, ואתה מעתיק את המספרים לגיליון ושוב לכלי הנהלת החשבונות. כל הקלדה מחדש היא זמן, וגרוע מכך, כל הקלדה מחדש היא הזדמנות להכניס טעות שתעלה עוד יותר זמן בהמשך.

הפתרון: נתונים צריכים להיות מוזנים פעם אחת ולזרום לכל מקום אחר אוטומטית. לפעמים זו אינטגרציה מובנית בין שני כלים שאתה כבר משלם עליהם. לפעמים זו אוטומציה קטנה שצופה במקום אחד ומעדכנת אחר. כך או כך, המטרה זהה: אדם מקליד פעם אחת, התוכנה עושה את השאר. זה לבדו לעתים קרובות מחזיר שלוש עד שש שעות בשבוע.

רדיפה אחרי תשלומים

מעט דברים מדכאים יותר מלבלות את הערב בכתיבת "רק עוקב אחרי חשבונית 142" בפעם השלישית. תשלומים מאוחרים פוגעים בתזרים המזומנים, ורדיפה אחריהם ביד שורפת שתיים עד ארבע שעות בשבוע בתוספת כמות מפתיעה של אנרגיה רגשית.

הפתרון: תזכורות חשבונית אוטומטיות. רוב כלי הנהלת החשבונות והחשבוניות יכולים לשלוח דחיפה מנומסת ומתוזמנת ב-7, 14 ו-30 יום של איחור בלי שתזיז אצבע. אתה קובע את הטון פעם אחת. המערכת עושה את המעקב המביך כדי שאתה לא תצטרך, ולקוחות לעתים קרובות משלמים מהר יותר פשוט כי התזכורות עקביות.

התכתבות לתיאום פגישות

"יום שלישי מתאים? לא? מה לגבי יום חמישי ב-2? בעצם יש לי התנגשות." קביעת פגישה אחת יכולה לקחת שישה אימיילים ולהתפרס על פני יומיים. לאורך שבוע של שיחות וייעוצים, אלה שתיים עד שלוש שעות של תקורת תיאום טהורה.

הפתרון: קישור זימון בשירות עצמי. אתה משתף קישור אחד, הצד השני בוחר מהזמינות האמיתית שלך, וזה נוחת על שני היומנים עם תזכורות מצורפות. כלי חינמי מכסה את רוב העצמאים. זה אחד הניצחונות המהירים ביותר בכל הרשימה הזו, וכמעט אין חיסרון.

אימיילים חוזרים

אתה כותב את אותו אימייל כל הזמן: ברכת האונבורדינג, ה"הנה איך להתכונן לשיחה שלנו", תודת סוף הפרויקט, התשובה לשאלה שכל לקוח שואל. חיבור כל אחד מאפס עולה שלוש עד חמש שעות בשבוע והאיכות יורדת כשאתה עייף.

הפתרון: תבניות לידניים ושליחות מופעלות לצפויים. אימייל ברוכים הבאים שנשלח אוטומטית כשמישהו נרשם, מעקב שיוצא יומיים אחרי הצעת מחיר, בדיקה שבוע אחרי האספקה. מעקב אמין הוא מכפיל בפני עצמו, ולכן כתבתי מדריך שלם על איך להפוך מעקב אחרי לידים לאוטומטי כמו שצריך, כי לידים ששכחת לרדוף אחריהם הם הכנסה שאתה פשוט מאבד.

העתק-הדבק בין כלים

העסק שלך רץ על ערימת אפליקציות שלא מדברות זו עם זו, אז אתה האינטגרציה. אתה מעתיק הזמנה מהחנות לכלי המשלוחים, מדביק איש קשר מהאימייל ל-CRM, מעביר מספר מדשבורד אחד לאחר. שתיים עד חמש שעות בשבוע של להיות API אנושי.

הפתרון: חבר את הכלים. לפעמים מחבר מדף מטפל בזה. כשזרימת העבודה ספציפית לעסק שלך, אוטומציה מותאמת קטנה מסירה את ההעתק-הדבק לחלוטין. זה בדיוק סוג המשימה החזרתית, מבוססת הכללים, שתוכנה עושה בצורה מושלמת ושמרוקנת אותך, ואני מפרט עוד כאלה במדריך שלי על משימות עסקיות ששווה להפוך לאוטומטיות.

דיווח ידני

פעם בשבוע או פעם בחודש אתה מתיישב, מושך מספרים משלושה מקומות, מדביק אותם בגיליון, ובונה את אותו דוח שבנית בפעם הקודמת. שתיים עד ארבע שעות, והוא מיושן ברגע שאתה מסיים כי הנתונים המשיכו לזוז.

הפתרון: דשבורד שנבנה אוטומטית שמושך בזמן אמת מהמקורות שלך ותמיד עדכני. במקום לבנות את הדוח, אתה פותח אותו. השעות שבילית בהרכבת מספרים חוזרות לפעולה אמיתית על בסיסם, וזו הייתה הנקודה של הדוח מלכתחילה.

החלפת הקשר

זה הערמומי ביותר כי הוא לא נראה כמו משימה. זו העלות של קפיצה בין מכירות, תמיכה, אדמיניסטרציה והעבודה האמיתית, עשר פעמים בשעה, בלי לסיים שום דבר. מחקרים מראים בעקביות שלוקח זמן אמיתי להתמקד מחדש אחרי כל הפרעה, ולאורך שבוע מקוטע זה מצטבר לארבע עד שמונה שעות של עומק אבוד.

הפתרון: שני מהלכים. ראשית, קבץ עבודה דומה, עשה את כל החשבוניות שלך בבת אחת, את כל האימייל בזמנים קבועים, במקום להגיב כל היום. שנית, הפחת את מספר הכלים וההתראות שמתחרים על תשומת הלב שלך. כל אחד מהפתרונות למעלה עוזר גם כאן, כי כל משימה שאתה הופך לאוטומטית היא דבר אחד פחות שמושך אותך מהמיקוד.

איך באמת להחזיר את השעות האלה

אל תנסה לתקן את כל השבעה בבת אחת. בחר את זה שעולה לך הכי הרבה זמן או הכי הרבה תסכול, תקן אותו השבוע, והרגש את ההבדל לפני שאתה עובר לבא. סדר הגיוני לרוב בעלי העסקים: קישור זימון קודם כי הוא כמעט חינם ומיידי, אחר כך תזכורות תשלום, ואז בעיות הזנת הנתונים וההעתק-הדבק שבדרך כלל דורשות קצת יותר הקמה.

הדפוס שמתחת לכל אלה זהה. העבודה שמרוקנת אותך היא חזרתית, מבוססת כללים, וצפויה, וזו בדיוק העבודה שתוכנה מטפלת בה הכי טוב, ומשאירה לך את שיקול הדעת ואת הקשרים שרק אתה יכול לעשות. אם אתה רוצה את התמונה הגדולה על החזרת שעות, המדריך שלי על איך לשפר את היעילות העסקית מחבר את הפתרונות האלה לגישה אחת.

אם קראת את הרשימה הזו וזיהית בה את השבוע שלך, אתה לא חייב לפתור את זה לבד. קבע שיחה וספר לי לאן השעות שלך באמת הולכות. אעזור לך למצוא את שניים או שלושה הפתרונות שקונים בחזרה הכי הרבה זמן במאמץ הקטן ביותר, בין אם זה כלי חינמי, תבנית פשוטה, או אוטומציה מותאמת קטנה. אפשר גם להגיע אליי דרך טופס יצירת הקשר.