בזבזני הזמן הגדולים ביותר של בעלי עסקים קטנים (ואיך לחסל אותם)

שאלו בעל עסק קטן מה הוא עושה כל היום, ולעתים נדירות תשמעו "את הדבר שהעסק שלי באמת עוסק בו". תשמעו על רדיפה אחרי חשבונית, הקלדה מחדש של אותם נתונים למערכת שנייה, עשרה אימיילים כדי לתאם פגישה אחת, ויום ראשון שמתבזבז על בניית דוח ביד. כל זה אינו העבודה. זה החיכוך סביב העבודה, והוא אוכל בשקט את השעות שהיה צריך להשקיע בלקוחות, באסטרטגיה, או פשוט בחיים. אחרי שנים של בניית אוטומציה לעסקים קטנים בארצות הברית, באירופה ובישראל, ראיתי את אותם בזבזני זמן כמעט בכל עסק, ללא קשר לתחום. הנה הגדולים שבהם, השעות האמיתיות שהם עולים, ופתרון מוחשי לכל אחד.

בזבזני הזמן הגדולים ביותר של בעלי עסקים קטנים

כדאי לשים על זה מספרים קודם, כי "הרבה זמן" קל להתעלם ממנו ו"שש שעות בשבוע" - לא. אלה הטווחים שאני רואה הכי הרבה אצל בעל עסק יחיד טיפוסי או צוות קטן. המצב משתנה ממקרה למקרה, אבל אם אפילו חצי מזה נשמע מוכר, מאבדים את רוב יום עבודה כל שבוע לחיכוך.

מחברים את הקצוות הנמוכים ומגיעים לקרוב לשמונה עשרה שעות בשבוע. מחברים את הקצוות הגבוהים וזה מעל שלושים. אפילו קריאה שמרנית אומרת שחצי עד יום שלם בכל שבוע הולך לדברים שלא מצמיחים את העסק. עכשיו בואו נעבור על כל אחד ונחסל אותו.

הזנת נתונים ידנית

זה האלוף השקט של בזבוז זמן. ליד ממלא טופס ואז מקלידים מחדש את הפרטים שלו ל-CRM. מכירה קורית ואז מעתיקים את המספרים לגיליון ושוב לכלי הנהלת החשבונות. כל הקלדה מחדש היא זמן, וגרוע מכך - כל הקלדה מחדש היא הזדמנות להכניס טעות שתעלה עוד יותר זמן בהמשך.

הפתרון: נתונים צריכים להיות מוזנים פעם אחת ולזרום לכל מקום אחר אוטומטית. לפעמים זו אינטגרציה מובנית בין שני כלים שכבר משלמים עליהם. לפעמים זו אוטומציה קטנה שצופה במקום אחד ומעדכנת אחר. כך או כך, המטרה זהה: אדם מקליד פעם אחת, התוכנה עושה את השאר. זה לבדו לעתים קרובות מחזיר שלוש עד שש שעות בשבוע.

רדיפה אחרי תשלומים

מעט דברים מדכאים יותר מלבלות את הערב בכתיבת "רק עוקב אחרי חשבונית 142" בפעם השלישית. תשלומים מאוחרים פוגעים בתזרים המזומנים, ורדיפה אחריהם ביד שורפת שתיים עד ארבע שעות בשבוע בתוספת כמות מפתיעה של אנרגיה רגשית.

הפתרון: תזכורות חשבונית אוטומטיות. רוב כלי הנהלת החשבונות והחשבוניות יכולים לשלוח דחיפה מנומסת ומתוזמנת ב-7, 14 ו-30 יום של איחור - בלי להזיז אצבע. קובעים את הטון פעם אחת. המערכת עושה את המעקב המביך, הלקוחות לרוב משלמים מהר יותר פשוט כי התזכורות עקביות.

התכתבות לתיאום פגישות

"יום שלישי מתאים? לא? מה לגבי יום חמישי ב-2? בעצם יש לי התנגשות." קביעת פגישה אחת יכולה לקחת שישה אימיילים ולהתפרס על פני יומיים. לאורך שבוע של שיחות וייעוצים, אלה שתיים עד שלוש שעות של תקורת תיאום טהורה.

הפתרון: קישור זימון בשירות עצמי. משתפים קישור אחד, הצד השני בוחר מתוך הזמינות האמיתית, וזה נוחת על שני היומנים עם תזכורות מצורפות. כלי חינמי מכסה את רוב העצמאים. זה אחד הניצחונות המהירים ביותר ברשימה הזו, וכמעט אין חיסרון.

אימיילים חוזרים

כותבים את אותו אימייל כל הזמן: ברכת ה-onboarding, ה"הנה איך להתכונן לשיחה שלנו", תודת סוף הפרויקט, התשובה לשאלה שכל לקוח שואל. חיבור כל אחד מאפס עולה שלוש עד חמש שעות בשבוע, והאיכות יורדת כשעייפים.

הפתרון: תבניות לשליחות הידניות ושליחות מופעלות לצפויות. אימייל ברוכים הבאים שיוצא אוטומטית כשמישהו נרשם, מעקב שנשלח יומיים אחרי הצעת מחיר, בדיקה שבוע אחרי האספקה. מעקב אמין הוא מכפיל בפני עצמו, ולכן כתבתי מדריך שלם על איך להפוך מעקב אחרי לידים לאוטומטי כמו שצריך - כי לידים ששכחים לרדוף אחריהם הם הכנסה שפשוט מאבדים.

העתק-הדבק בין כלים

העסק רץ על ערימת אפליקציות שלא מדברות זו עם זו, אז בעל העסק הופך לאינטגרציה עצמה. מעתיקים הזמנה מהחנות לכלי המשלוחים, מדביקים איש קשר מהאימייל ל-CRM, מעבירים מספר מדשבורד אחד לאחר. שתיים עד חמש שעות בשבוע של להיות API אנושי.

הפתרון: מחברים את הכלים. לפעמים מחבר מדף מטפל בזה. כשזרימת העבודה ספציפית לעסק, אוטומציה מותאמת קטנה מסירה את ההעתק-הדבק לחלוטין. זה בדיוק סוג המשימה החזרתית, מבוססת הכללים, שתוכנה עושה בצורה מושלמת ושמרוקנת בעלי עסקים - ואני מפרט עוד כאלה במדריך שלי על משימות עסקיות ששווה להפוך לאוטומציה.

דיווח ידני

פעם בשבוע או פעם בחודש יושבים, מושכים מספרים משלושה מקומות, מדביקים אותם בגיליון, ובונים את אותו דוח שנבנה בפעם הקודמת. שתיים עד ארבע שעות, והוא מיושן ברגע שמסיימים כי הנתונים המשיכו לזוז.

הפתרון: דשבורד שנבנה אוטומטית ומושך בזמן אמת מהמקורות - תמיד עדכני. במקום לבנות את הדוח, פותחים אותו. השעות שבוזבזו על הרכבת מספרים חוזרות לפעולה אמיתית על בסיסם, וזו הייתה המטרה של הדוח מלכתחילה.

החלפת הקשר

זה הערמומי ביותר כי הוא לא נראה כמו משימה. זו העלות של הקפיצה בין מכירות, תמיכה, אדמיניסטרציה והעבודה האמיתית - עשר פעמים בשעה, בלי לסיים שום דבר. מחקרים מראים בעקביות שלוקח זמן אמיתי להתמקד מחדש אחרי כל הפרעה, ולאורך שבוע מקוטע זה מצטבר לארבע עד שמונה שעות של עומק אבוד.

הפתרון: שני מהלכים. ראשית, מקבצים עבודה דומה - עושים את כל החשבוניות בבת אחת, את כל האימייל בזמנים קבועים, במקום להגיב כל היום. שנית, מצמצמים את מספר הכלים וההתראות שמתחרים על תשומת הלב. כל אחד מהפתרונות למעלה עוזר גם כאן, כי כל משימה שהופכת לאוטומציה היא דבר אחד פחות שמושך מהמיקוד.

איך באמת להחזיר את השעות האלה

אל תנסו לתקן את כל השבעה בבת אחת. כדאי לבחור את זה שעולה הכי הרבה זמן או הכי הרבה תסכול, לתקן אותו השבוע, ולהרגיש את ההבדל לפני שעוברים לבא. סדר הגיוני לרוב בעלי העסקים: קישור זימון קודם כי הוא כמעט חינם ומיידי, אחר כך תזכורות תשלום, ואז בעיות הזנת הנתונים וההעתק-הדבק שבדרך כלל דורשות קצת יותר הקמה.

הדפוס שמתחת לכל אלה זהה. העבודה שמרוקנת בעלי עסקים היא חזרתית, מבוססת כללים וצפויה - וזו בדיוק העבודה שתוכנה מטפלת בה הכי טוב, ומשאירה לכם את שיקול הדעת ואת הקשרים שרק אנשים יכולים לעשות. כדאי לקרוא גם את המדריך על איך לשפר את היעילות העסקית שמחבר את הפתרונות האלה לגישה אחת.

אם קראתם את הרשימה הזו וזיהיתם בה את השבוע שלכם, אפשר לפתור את זה ביחד. קובעים שיחה ומספרים לי לאן השעות באמת הולכות. אעזור למצוא את שניים-שלושה הפתרונות שקונים בחזרה הכי הרבה זמן במאמץ הקטן ביותר - בין אם זה כלי חינמי, תבנית פשוטה, או אוטומציה מותאמת קטנה. אפשר גם לפנות דרך טופס יצירת הקשר.