שמירת מסמכים לפי הוראות ניהול ספרים: כמה זמן, איפה, ומה נחשב העתק נאמן

ארכיון דיגיטלי אינו תיקיית "חשבוניות סרוקות". כדי שמסמך יהיה שימושי בביקורת או בתפעול, צריך להיות אפשר לאתר אותו לפי עסקה, ספק, לקוח, תאריך או מספר אסמכתה, להבין מאיזה מקור הגיע, ולוודא שלא הוחלף בלי היסטוריה. רשות המסים פרסמה גם הנחיות הנוגעות לסריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי.

ארבעה רכיבים לארכיון אמין

ראשית, שומרים את מסמך המקור ואת הקשר שלו לרשומה במערכת. שנית, מגדירים הרשאות: מי יכול לראות, להעלות, לתקן או למחוק. שלישית, מגבים בצורה שנבדקת בפועל, לא רק "יש גיבוי בענן". רביעית, מתעדים מעבר מערכת כך שהקבצים והמטא-דאטה נשארים נגישים גם אחרי החלפת ספק.

אל תקבעו במאמר או בקוד תקופת שמירה אחת לכל סוג מסמך. הדרישות תלויות בסוג הרשומה ובנסיבות, ולכן מגדירים מדיניות עם רואה חשבון או יועץ מתאים ומתרגמים אותה לחוקי ארכיון: סיווג, תאריך התחלה, תאריך בדיקה והקפאת מחיקה בעת צורך.

המבחן המעשי: בקשו מהצוות לאתר מסמך אקראי ואת כל הסיפור שלו תוך דקות, בלי לשאול עובד ותיק ובלי לחפש בעשרות תיקיות.

מקור

הנחיות רשות המסים בנושא סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי