חשבונית דיגיטלית היא מסמך ממוחשב שחתום בחתימה אלקטרונית של מי שהפיק אותו ומסומן "מסמך ממוחשב" - לא סתם PDF במייל. כאן מפורט מה דורשים הפרסומים של רשות המסים, במה שונים סריקה וקובץ לא חתום, ואיפה נכנס מספר ההקצאה, שהוא דרישה נפרדת.
עיקרי הדברים
- חשבונית דיגיטלית היא "מסמך ממוחשב": ממוחשבת מתחילתה ועד סופה, חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת של מי שהפיק אותה, ומסומנת במילים האלה.
- חוזר 24/2004 קובע שמסמך שלא נחתם לא ישמש את המקבל לניכוי הוצאה או לקיזוז מס תשומות.
- משלוח מחייב הודעה מראש לפקיד השומה בדואר רשום והסכמה מתועדת של המקבל (סעיף 18ב).
- מספר ההקצאה הוא דרישה נפרדת: מ-1 ביוני 2026 הוא חל על חשבוניות מס מעל 5,000 ש"ח לפני מע"מ, בארבעה תנאים.
- תוכנת חשבוניות חייבת לרוב ברישום ברשות המסים, ואפשר לבדוק זאת במרשם ציבורי - אבל תעודת רישום אינה אישור לעמידה בהוראות.
חשבונית דיגיטלית היא מה שהוראות ניהול פנקסי חשבונות מכנות "מסמך ממוחשב": מסמך שנוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים, חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת של מי שהפיק אותו, ומופיעות עליו המילים "מסמך ממוחשב". קובץ PDF בלי חתימה כזו אינו מסמך ממוחשב, ומספר ההקצאה הוא דרישה נפרדת.
זהו תיאור טכני של מה שכתוב בפרסומים הרשמיים, ולא ייעוץ מס. אם כלל מסוים חל על העסק שלכם ואיך, זו שאלה לרואה החשבון או ליועץ המס שלכם.
מה נחשב חשבונית דיגיטלית לפי הוראות ניהול ספרים?
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 מגדירות מסמך ממוחשב כמסמך שמתקיימים בו שני תנאים מצטברים. חוזר מס הכנסה 24/2004 של רשות המסים מסביר את ההגדרה ואת התיקונים מיוני 2003 ומינואר 2004 שהכניסו אותה:
- הוא ממוחשב מתחילתו ועד סופו - נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים. לכן, לפי החוזר, עותק נייר לא יכול להיות מסמך ממוחשב.
- הוא נושא את החתימה האלקטרונית של עורך התיעוד - חתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת, כהגדרתן בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001.
סעיף 18ב מוסיף שעל המסמך ייכתבו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך ממוחשב". החוזר מציין שלפני התיקונים, חשבונית מס שהתקבלה באינטרנט לא הוכרה לניכוי הוצאה במס הכנסה ולא לקיזוז מס תשומות במע"מ. התיקונים נתנו למסמך ממוחשב שנחתם כנדרש מעמד זהה לזה של מסמך נייר.
הנספח הטכני של החוזר מתאר שני תפקידים לחתימה: היא מזהה את החותם, והיא חותמת את התוכן כך שאפשר לזהות כל שינוי שנעשה אחרי החתימה. חתימה מאובטחת ייחודית לבעליה, מאפשרת זיהוי לכאורה שלו, מופקת באמצעי שבשליטתו הבלעדית ומגלה שינויים מאוחרים; חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם מאשר הנפיק לגביה תעודה אלקטרונית. זו צריכה להיות החתימה של הנישום עצמו - החוזר מביא כדוגמה שאסור להשתמש בחתימה של חברה קשורה - אבל בעסק עם כמה עובדים אין חובה בחתימה אישית של כל עובד שמפיק מסמכים.
המסמכים שמותר לשלוח באמצעות מחשב
סעיף 18ב(א) מונה ארבעה מסמכים שעסק רשאי לשלוח באמצעות מחשב, אחרי שנרשמו במערכת החשבונות שלו:
- שובר קבלה - מה שמחפשים בשם קבלה דיגיטלית.
- חשבונית, למעט חשבונית שמשמשת גם כתעודת משלוח.
- הודעת זיכוי.
- חשבונית מס לפי תקנות מע"מ (ניהול פנקסי חשבונות), גם כאן למעט חשבונית שמשמשת כתעודת משלוח.
המסמך צריך להיווצר בהפקה אוטומטית מתוך הקובץ הקבוע של מערכת החשבונות, בלי הקלדה נוספת, או בסריקה של מקור התיעוד. חשבונית שמלווה סחורה כתעודת משלוח נשארת בנייר: לפי החוזר עותק מודפס נמסר למוביל, ובנוסף אפשר לשלוח אותה ללקוח כמסמך ממוחשב. בקבלה שנשלחת כמסמך ממוחשב כבר אין צורך בחתימת המשלם. הודעת זיכוי נכנסת לתוקף, לפי החוזר, כשהלקוח מאשר שקיבל אותה, ואישור ממוחשב כזה צריך לשאת חתימה אלקטרונית מאושרת של הלקוח. ההבדלים בין סוגי המסמכים עצמם מוסברים בחשבונית מס, קבלה וחשבונית מס-קבלה ובדרישת תשלום מול חשבונית מס.
מה ההוראות דורשות מהעסק ששולח
מעבר לחתימה, סעיף 18ב וכללי השמירה בסעיף 25 מטילים חמש חובות על עסק ששולח מסמכים ממוחשבים:
- הודעה לפני המסמך הראשון. סעיף 18ב(ב): להודיע לפקיד השומה בדואר רשום לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון.
- הסכמת המקבל. סעיף 18ב(ג): לשלוח רק למי שהסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לפני המסמך הראשון וכל עוד לא ביטל, ולשמור את ההסכמה או את ביטולה כחלק ממערכת החשבונות. החוזר מביא לחיצה על "I Agree" כדוגמה להסכמה ממוחשבת.
- אמצעי תשלום כשהחתימה מאובטחת. סעיף 18ב(ד): אם המסמך חתום בחתימה מאובטחת ולא מאושרת, התקבול יתקבל רק בכרטיס האשראי של הלקוח, בשיק משורטט על שם הלקוח שנכתב עליו "לא סחיר", או בהעברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון העסק שכלול במערכת החשבונות.
- שמירת הקובץ החתום. סעיף 25(ג2): מסמך ממוחשב שנשלח או התקבל נשמר, חתום, באמצעי אחסון ממוחשבים כחלק ממערכת החשבונות. העובדה שאותם נתונים קיימים בקובץ הקבוע לא פוטרת מכך.
- שמירת המקור שנסרק. אם המסמך נוצר בסריקה, סעיף 25(ד) מחייב לשמור את מקור הנייר לפחות שלוש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנת מס.
החוזר מבהיר שההוראות לא קובעות את ערוץ המשלוח. מייל שמצורף אליו הקובץ, או אתר שבו כל לקוח מוריד את החשבוניות שלו עם קוד אישי, הן שתי דוגמאות שהוא נותן. איך מתעדים מה נשלח, למי ומתי מוסבר בשליחת חשבונית במייל והוכחת מסירה.
חשבונית חתומה, סריקה, PDF רגיל ומספר הקצאה - ההשוואה
| מה יש לכם ביד | מה הפרסומים הרשמיים אומרים עליו |
|---|---|
| PDF חתום ממערכת החשבוניות, עם המילים "מסמך ממוחשב" | המסמך הממוחשב של סעיף 18ב, שהופק אוטומטית בלי הקלדה חוזרת |
| סריקה של המקור המודפס, חתומה ומסומנת | הדרך השנייה המותרת ליצור מסמך ממוחשב; מקור הנייר נשמר לפחות שלוש שנים |
| PDF או תמונה בלי חתימה אלקטרונית | חוזר 24/2004: אינו מסמך ממוחשב, אינו תיעוד חוץ אצל המקבל, ולא ישמש לניכוי הוצאה או לקיזוז מס תשומות |
| חשבונית נייר שנשלחה בפקס ונקלטה במחשב | לפי החוזר אינה עונה על הגדרת מסמך ממוחשב |
| הדפסה של מסמך ממוחשב שקיבלתם | הדפסה ותיוק לא עונים על חובת השמירה, ועותק הנייר לא ישמש כתיעוד חוץ |
| מספר הקצאה | מספר נפרד בן 9 ספרות מרשות המסים, שנדרש על חלק מחשבוניות המס; הוא לא אומר דבר על הדרך שבה החשבונית נמסרה |
האם מספר הקצאה זה אותו דבר כמו חשבונית דיגיטלית?
לא. מספר ההקצאה שייך למודל חשבוניות ישראל, שמתואר בהוראת ביצוע מע"מ 01/2025 מ-7 בדצמבר 2025. לפי חוק ההתייעלות הכלכלית מ-2023, עוסק צריך מספר הקצאה על חשבונית מס כתנאי לניכוי מס התשומות שבה. חשבונית נייר מפנקס יכולה לשאת מספר הקצאה, וחשבונית דיגיטלית שנחתמה כנדרש יכולה להיות בלעדיו. ההוראה מונה ארבעה תנאים שבהם מוציא החשבונית נדרש לבקש מספר:
- הסכום לפני מע"מ עולה על הסף: 20,000 ש"ח ב-2025, 10,000 ש"ח מ-1 בינואר 2026, ו-5,000 ש"ח מ-1 ביוני 2026.
- חשבונית המס כוללת רכיב מע"מ.
- הלקוח הוא עוסק מורשה.
- הלקוח דרש מספר הקצאה.
לחשבונית שכוללת רק עסקאות פטורות או בשיעור אפס לא נדרש מספר והוא גם לא יינתן, ומנגד עוסק רשאי לבקש מספר לחשבונית בכל סכום. הבקשה מוגשת אוטומטית דרך תוכנת הנהלת החשבונות, או ביישום אינטרנטי ייעודי של רשות המסים שעלה בנובמבר 2023, ומיועד לעוסקים שעובדים עם פנקסי חשבוניות ולמקרים שבהם אי אפשר להשתמש בתוכנה. מ-2025 רשות המסים רשאית לא לתת מספר כשיש יסוד סביר לחשש שהחשבונית תוצא שלא כדין, בתהליך שימוע שמפורט באותה הוראה. הצד ההנדסי מפורט במה מספר ההקצאה אומר על המערכת שלכם ובמספרי הקצאה מנקודת המבט של מפתחים.
מה כדאי לבדוק בתוכנת החשבוניות שלכם?
רשות המסים כותבת שתוכנה למערכת חשבונות ממוחשבת - הפקת מסמכים, ניהול מלאי, הנהלת חשבונות או חלק מאלה - חייבת לרוב ברישום, ושעסק שמשתמש בה צריך לבדוק שיש לה תעודת רישום בתוקף. תוכנה שהעסק פיתח בעצמו או באמצעות העובדים שלו אינה חייבת ברישום, וכך גם תוכנה שלא מנוהל בה אף חלק ממערכת החשבונות, למשל דיווח שעות עובדים. לפי דף השירות לרישום תוכנה, תוכנה רשומה חייבת לכלול מודול שמפיק קבצים במבנה אחיד. מה לבדוק:
- התוכנה מופיעה במרשם הציבורי, שאפשר לחפש בו לפי מספר ישות, שם תוכנה או שם בית תוכנה, ותאריך "תוקף אישור" שלה לא עבר.
- המסמכים שהיא מפיקה נושאים את החתימה האלקטרונית של העסק שלכם ואת המילים "מסמך ממוחשב".
- המסמכים נוצרים מתוך הנתונים של המערכת עצמה, בלי הקלדה חוזרת לתבנית.
- הסכמת הלקוחות לקבל מסמכים ממוחשבים נרשמת ונשמרת.
- הקובץ החתום שנשלח נשמר, ולא רק הנתונים שמאחוריו.
- התוכנה מבקשת מספרי הקצאה אוטומטית - הוראת המע"מ מציינת שרשות המסים פנתה ליצרני התוכנות הרשומות כדי שייערכו לממשק מקוון.
גבול אחד שחשוב להכיר: לפי רשות המסים, תעודת רישום אינה אישור לביצועי התוכנה או לעמידתה בהוראות ניהול פנקסים, והשימוש בתוכנה הוא באחריות בעלי העסק.
מקורות
שאלות נפוצות
האם חשבונית PDF שנשלחת במייל היא חשבונית דיגיטלית תקפה?
רק אם הוא עונה על הגדרת מסמך ממוחשב. חוזר מס הכנסה 24/2004 דורש חתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת של מי שהפיק את המסמך, ואת המילים "מסמך ממוחשב" עליו. לפי החוזר, מסמך שלא נחתם אינו תיעוד חוץ אצל המקבל ולא ישמש לניכוי הוצאה או לקיזוז מס תשומות.
מה זו קבלה דיגיטלית?
זהו שובר קבלה שנשלח כמסמך ממוחשב. סעיף 18ב(א) מונה את הקבלה בין ארבעת המסמכים שמותר לשלוח באמצעות מחשב, באותם תנאים של חשבונית: חתימה אלקטרונית, המילים "מסמך ממוחשב", והפקה מתוך מערכת החשבונות או בסריקה. במקרה כזה כבר אין צורך בחתימת המשלם על הקבלה.
האם צריך הסכמה של הלקוח כדי לשלוח לו חשבוניות דיגיטליות?
כן. סעיף 18ב(ג) קובע שמסמך ממוחשב יישלח רק למי שהסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לפני שקיבל את המסמך הראשון, וכל עוד לא ביטל את הסכמתו. העסק שומר את ההסכמה או את הביטול כחלק ממערכת החשבונות שלו. החוזר מזכיר לחיצה על "I Agree" כאחת הדרכים לתת הסכמה.
האם כל חשבונית צריכה מספר הקצאה?
לא. לפי הוראת ביצוע מע"מ 01/2025, מ-1 ביוני 2026 נדרש מספר הקצאה כשחשבונית המס עולה על 5,000 ש"ח לפני מע"מ, כוללת מע"מ, מוצאת לעוסק מורשה, והלקוח דרש מספר. לחשבונית שכוללת רק עסקאות פטורות או בשיעור אפס לא יינתן מספר, ועוסק רשאי לבקש מספר לכל סכום.
איך בודקים אם תוכנת החשבוניות שלנו רשומה?
רשות המסים מפעילה מרשם ציבורי וחינמי של תוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת. אפשר לחפש בו לפי מספר ישות, שם תוכנה או שם בית תוכנה, ובשדה "תוקף אישור" מופיע התאריך שבו פג תוקף תעודת הרישום. רשות המסים מציינת שהרישום אינו אישור לביצועי התוכנה או לעמידתה בהוראות ניהול פנקסים.
להמשך קריאה
שירות רלוונטי
אוטומציה לעסקים
אני בונה אוטומציות מותאמות שמורידות עבודה חוזרת מקצה לקצה.
על הכותב
יהונתן סעדיה
מפתח פרילנסר לאוטומציה, אתרים ו-MVP
אני יהונתן סעדיה, מפתח בכיר שבונה אוטומציה עסקית, אתרים מותאמים ומוצרי MVP לעסקים קטנים ובינוניים בארה"ב, אירופה וישראל. המדריכים האלה נכתבים מתוך עבודה אמיתית עם לקוחות, לא מתיאוריה.
בוא נעבוד יחדיש לך פרויקט דומה?
ספר לי מה אתה רוצה לבנות או איזה תהליך להפוך לאוטומטי. אני חוזר תוך 24 שעות עסקים עם כמה שאלות ממוקדות, ואז עוברים על זה יחד בשיחת היכרות חינמית של 30 דקות, בלי התחייבות. בסוף יש לך היקף עבודה, לוח זמנים ומחיר קבוע - או תשובה כנה שלא שווה לבנות את זה.