התייעלות בעמותה: תרומות, קבלות, דיווחים ומתנדבים

בעמותה, כל תרומה משרתת שלושה צרכים שונים: התורם רוצה קבלה ותודה, ההנהלה רוצה לדעת מאיפה מגיע הכסף, והדיווח השנתי דורש נתונים מסודרים. כשהרישום נעשה שלוש פעמים בשלושה מקומות, כל אחד מהם חלקי.

למה אותה תרומה נרשמת שלוש פעמים?

עמותה ממוצעת מקבלת תרומות בכמה ערוצים: העברה בנקאית, כרטיס אשראי דרך דף תרומות, מזומן או צ'ק באירוע, והוראת קבע חודשית. כל ערוץ נוחת במקום אחר, ולכן הרישום מתפצל.

מה שנדרש הוא שדה אחד שקושר את כולם: מזהה תורם. עם מזהה, אותו אדם שתרם באירוע ואחר כך הקים הוראת קבע הוא רשומה אחת, ואפשר לדעת כמה תרם השנה. בלעדיו, אלה שתי שורות שאין דרך לחבר.

השדות שכדאי שיהיו בכל תרומה: מזהה תורם, סכום, מועד, ערוץ, ייעוד אם יש, ומה נשלח בחזרה. השדה האחרון הוא זה שמונע את המצב הנפוץ שבו לא ברור אם נשלחה קבלה.

הקבלות: איפה זה נתקע

הקבלה היא הנקודה שבה תורם מרגיש אם יש מולו ארגון מסודר. היא גם הנקודה שבה ערוץ אחד עובד מצוין ושלושה אחרים תלויים באדם.

השורה השלישית היא הכאב המרכזי: העברה בנקאית מגיעה עם שם ולעיתים בלי, ואם איש לא מתאים אותה לתורם, אותו אדם אינו מקבל קבלה ואינו מופיע ברשימה. מכאן שהתאמה שבועית של תנועות הבנק אינה משימה חשבונאית בלבד - היא מה שקובע אם תורם יקבל יחס.

מה נדרש לכלול בקבלה, ומה המשמעות של מעמד לפי סעיף 46, הם נושאים לרואה החשבון ולייעוץ - כאן מתואר רק התהליך התפעולי של לוודא שקבלה יצאה.

הדיווח השנתי: מה לאסוף לאורך השנה

החלק הזה נתפס כאירוע שנתי, ובפועל הוא תוצאה של מה שנאסף - או לא נאסף - בשנים עשר החודשים שלפניו.

רשם העמותות דורש מהעמותה דיווח שנתי, והדוח המילולי מוגש עד 30 ביוני בשנה שלאחר שנת הדוח. הוא כולל דיווח על הפעילות, על בעלי התפקידים ועל סוגי המימון, ובכלל זה דיווח על חמשת מקבלי השכר הגבוה ועל תרומות מישות מדינית זרה. פירוט מרוכז נמצא באתר רשות התאגידים.

מבחינה תפעולית, המשמעות אינה מה מגישים אלא מתי אוספים. עמותה שאוספת את הנתונים האלה לאורך השנה - פעילות, שינויים בבעלי תפקידים, מקורות מימון - מגישה בשעתיים; עמותה שמתחילה בחודש מאי מבלה שבועיים בשחזור. מה נדרש בדיוק ומי חייב במה הוא נושא לרואה החשבון.

שלושה מקורות מימון, שלוש דרישות שונות

עמותה ממוצעת מתקיימת מכמה מקורות - תרומות פרטיות, קרנות, תמיכות ציבוריות ולעיתים הכנסות מפעילות - וכל אחד מהם דורש דבר אחר מבחינה תפעולית.

תרומות פרטיות דורשות מהירות ויחס: קבלה ותודה בתוך ימים. קרנות דורשות דיווח - לרוב דוח ביניים ודוח סיום עם נתונים שהוגדרו מראש. תמיכות ציבוריות דורשות עמידה בלוחות זמנים ובתנאים שנקבעו בקול הקורא.

מה שנובע מכך תפעולית הוא שאי אפשר לנהל את שלושתם באותו אופן. מה שכן אפשר, וזה מה שחוסך את רוב העבודה, הוא שהנתונים שמהם כל דיווח נבנה - כמה אנשים, כמה פעילויות, כמה כסף לאיזה ייעוד - ייאספו פעם אחת לאורך השנה ולא יורכבו מחדש לכל גורם.

תורם חוזר: מה משנה

בעמותות, כמו בעסקים, תורם קיים זול בהרבה מתורם חדש - וההבדל היחיד בין השניים הוא שמישהו זיהה אותו וחזר אליו. זיהוי אפשרי רק כשהרישום הוא לפי אדם.

שלוש פעולות מייצרות את רוב ההבדל: תודה שנשלחת בתוך ימים ולא שבועות, עדכון אחד או שניים בשנה על מה נעשה עם הכסף, ופנייה חוזרת בזמן שמתאים לתורם - לרוב סמוך למועד שבו תרם בפעם הקודמת.

הפעולה השנייה היא שגורמת לשלישית לעבוד. תורם שקיבל עדכון על התוצאה נענה אחרת לפנייה חוזרת מאשר תורם ששמע מכם רק כשביקשתם.

מתנדבים: משאב שמנוהל

החלק הזה נופל בין הכיסאות כמעט בכל עמותה: הוא אינו כספי ולכן אינו אצל הנהלת החשבונות, ואינו תוכני ולכן אינו אצל מנהל הפעילות.

מתנדבים מנוהלים לרוב ברשימת טלפונים ובקבוצת וואטסאפ, וזה מספיק עד שיש שלושים. מעבר לזה מתחילות אותן בעיות: מי מגיע מתי, מי הוכשר למה, ומי הפסיק להגיע בלי שאיש הבחין.

מה שנדרש הוא רשומה בסיסית לכל מתנדב - תחומי פעילות, זמינות, מה עבר הכשרה, ומתי היה פעיל לאחרונה. השדה האחרון הוא זה שמונע את הנשירה השקטה, וזו בדרך כלל הסיבה מספר אחת לירידה בכוח אדם מתנדב.

מה נדרש לתעד לגבי מתנדבים, ומה חל לגבי מתנדבים שעובדים עם אוכלוסיות מסוימות, הוא נושא לייעוץ משפטי ואינו נקבע בנוהל פנימי.

מה מודדים

ארבעה מספרים מספיקים, וכולם כבר קיימים ברישום אם הוא נעשה כפי שתואר.

1. כמה תרומות לא זוהו לתורם, בחודש.
2. זמן ממוצע מתרומה עד שליחת קבלה.
3. שיעור התורמים החוזרים משנה לשנה.
4. כמה מתנדבים היו פעילים בשלושת החודשים האחרונים.

המספר הראשון הוא הבסיס לכל השאר - כל תרומה לא מזוהה היא תורם שאינו קיים במערכת, ולכן אינו יכול להיות תורם חוזר ואינו מקבל עדכון.

מקורות

• רשות התאגידים - ניהול תקין ודיווחים
• רשות המסים - מוסדות ציבור
• מפת מידע אישי לעסק קטן
• לקבוע פגישה