מעבר מ-40 גיליונות אקסל: מיפוי לפני שבוחרים מערכת

ארבעים קבצי אקסל אינם ארבעים מערכות. חלקם עותקים חודשיים של אותו מבנה, חלקם דוחות שאין בהם נתון מקורי אחד, וחלקם קבצים שאיש לא פתח מזה שנה. מספר הקבצים שבאמת חייבים לעבור נקבע במלאי, ורק אחריו יש בסיס לדבר עם ספק.

ארבעים קבצים אינם ארבעים מערכות

לפני שממפים, כדאי לדעת מה בכלל מחפשים. קובץ שמחזיק נתון שנוצר בו ולא קיים בשום מקום אחר הוא מקור אמת, והוא הדבר היחיד שהעברתו היא חובה. כל השאר הוא נגזרת: דוח שמסכם מקורות, עותק שנשמר לחודש מסוים, או גרסה אישית שמישהו יצר לעצמו ושכח.

ההבחנה הזו משנה את היקף הפרויקט יותר מכל החלטה טכנית אחרת. פרויקט שמנסה להעביר ארבעים קבצים ופרויקט שמעביר אחת עשרה טבלאות הם שני פרויקטים שונים לחלוטין, גם כשהתיקייה על השרת נראית זהה.

שורת המלאי: מה רושמים על כל קובץ

שני השדות הקריטיים הם "האם יש בו נתון מקורי" ו"קישורים לקבצים אחרים". הראשון קובע מה עובר, השני קובע באיזה סדר.

איזו מארבע ההכרעות מקבל כל קובץ?

לכל קובץ במלאי מוצמדת הכרעה אחת בלבד, וההכרעה נגזרת מהשדות ולא מהתחושה לגבי הקובץ:

• להשאיר ככלי עבודה. קובץ שמשמש אדם אחד לחישוב אישי, בלי צרכן ובלי נתון מקורי, נשאר בדיוק כפי שהוא. גיליון הוא כלי חישוב מצוין כשזה כל תפקידו.
• להפוך לדוח. קובץ שכל תוכנו נגזר מנתונים שקיימים במקום אחר אינו עובר. הוא נבנה מחדש כתצוגה מעל המקור, ובכך נעלמת גם עבודת הריענון הידנית שלו.
• להעביר את הנתונים. קובץ שמחזיק מקור אמת. זהו הקובץ היחיד שמצדיק עבודת מיגרציה ובדיקות נתונים.
• לארכב. קובץ ללא צרכן, ללא עדכון וללא נתון ייחודי. שומרים עותק קפוא לצורכי היסטוריה ומפסיקים להתייחס אליו.

הסדר שבו מטפלים בהם אינו לפי גודל הקובץ ולא לפי כמה הוא מכוער. הסדר נקבע לפי סיכון: קודם קבצים שכשל בהם עוצר גבייה או משלוח, אחר כך קבצים שמייצרים עבודה כפולה, ולבסוף הנוחות.

גרף התלות, כולל הקשרים שאינם קישורים

רשימת הקישורים החיצוניים בחוברת מראה רק את התלויות שנוסחה יצרה. החלק המסוכן יותר של הגרף אינו מופיע שם כלל, מפני שהוא מתבצע בידיים.

• העתקה והדבקה בין קבצים. אין לה שום עקבות בחוברת, והיא הקשר הנפוץ ביותר בין גיליונות בארגון.
• קובץ שמגיע בדואר אלקטרוני פעם בשבוע ונשמר תחת אותו שם. התלות היא בשולח, לא בנתיב.
• ייצוא ידני ממערכת אחרת שמודבק כלשונית. כאן קיים כבר ממשק אפשרי, וזו נקודת פתיחה טובה במיוחד לאוטומציה.
• טווח בעל שם שמצביע על חוברת אחרת. התיעוד של Microsoft מציין שכלי המעקב אינם מציגים נוסחאות בחוברת אחרת כשהיא סגורה, ולכן קשר כזה נעלם בבדיקה שטחית.

כשמדובר בייצוא חוזר ממערכת אחרת, כדאי לדעת שמנוע ההכנה של Power Query נועד בדיוק לזה: הוא שומר את שלבי הטרנספורמציה כשאילתה שניתן לרענן, במקום עיבוד חד-פעמי שצריך לחזור עליו כל חודש. עוד על ההחלטה בין מערכת קיימת לפיתוח ייעודי בהקשר הישראלי במעבר מאקסל למערכת ERP ישראלית.

מעבר עבודה על 41 קבצים

כך נראה מלאי מסודר של תיקייה אחת, אחרי שכל קובץ קיבל שורה:

מ-41 קבצים נותרות 11 טבלאות להעברה, ו-14 מהקבצים אינם מבנה חדש כלל אלא מופעים חודשיים של שלושה מבנים שכבר נספרו. זו כל התובנה: היקף המיגרציה קטן בכשלושה רבעים, ורוב מה שנראה כמו עבודה הוא ספירה כפולה. אם חלק מהקבצים מתעדכנים בו זמנית על ידי כמה אנשים, נוסף לכך שיקול נפרד שמתואר בעריכות מקבילות בגיליון ושליטה בקונפליקטים.

איך יודעים שההעברה נכונה?

מריצים את הישן ואת החדש במקביל על אותו חודש, ומשווים מספרים מוגדרים מראש. הרצה מקבילה בלי טבלה כזו היא תחושה, לא בדיקה.

• אל תמחקו את הקובץ הישן בסוף המחזור הראשון. שני מחזורים מלאים הם המינימום.
• ההשוואה מבוצעת על נתונים אמיתיים של חודש שהסתיים, לא על נתוני בדיקה.
• מי שמאשר את ההתאמה הוא הצרכן של הדוח, לא מי שביצע את ההעברה.
• כל פער שנסגר מתועד עם הסיבה. רשימת הפערים היא התיעוד האמיתי של הכללים שלא היו כתובים.

מבנה דומה של הרצה מקבילה, בהקשר של מערכת ותיקה שמוחלפת, מתואר בתוכנית מעבר ממערכת Access למערכת ווב.

מקורות

• Microsoft - Excel specifications and limits
• Microsoft - What is Power Query?