מעבר מ-40 גיליונות אקסל: מתודולוגיית מיפוי לפני שבוחרים מערכת

ארבעים גיליונות אינם בהכרח ארבעים מערכות. חלקם עותקים חודשיים, חלקם דוחות, וחלקם מקור נתונים שאחרים תלויים בו. מתחילים במלאי: שם קובץ, בעלים, שימוש, מספר משתמשים, נתונים אישיים, קצב שינוי וקישור לגיליונות אחרים.

לאחר מכן מסווגים כל קובץ לארבעה מסלולים: להשאיר ככלי עבודה, להפוך לדוח, להעביר נתוני מקור למערכת אחרת, או לארכב. קודם מטפלים בגיליונות שיוצרים סיכון עסקי או חוזרים על אותה עבודה, לא באלה עם העיצוב המכוער ביותר.

מבצעים מעבר בגלים קטנים עם השוואת תוצאות בין הישן לחדש. אין למחוק את הגיליון הישן עד שהנתונים והבקרות אושרו. כך הבחירה בין CRM, ERP, מסד נתונים או טופס פשוט נשענת על תפקיד אמיתי, לא על רשימת פיצ'רים.

מקור

Microsoft Support: Excel