מהצעת מחיר להזמנה ולחשבונית: מזהה אחד שמונע אובדן הכנסות

כאשר הצעת מחיר נשלחת ב-PDF, הזמנה מגיעה בוואטסאפ וחשבונית נוצרת במערכת אחרת, קל לאבד את הקשר ביניהן. כל שלב צריך מזהה קשר: מספר הצעה, מספר הזמנה, מספר חשבונית וסטטוס. המזהים אינם חייבים להיות אותו מספר, אבל חייבת להיות ביניהם הפניה שאפשר לחפש.

מגדירים מעברים מותרים בלבד: טיוטה, נשלח, אושר, בוטל, בוצע וחויב. שינוי במחיר או בכמות אחרי אישור פותח גרסה או אישור חריגה, ולא מחליף בשקט את המסמך הישן. כך אפשר לדעת אם חשבונית חסרה היא תקלה, הזמנה שבוטלה או עבודה שלא הושלמה.

הבקרה הפשוטה היא דוח יומי של הצעות שאושרו בלי הזמנה, הזמנות שבוצעו בלי חשבונית וחשבוניות ללא הזמנת מקור. זה נותן לצוות פעולה ברורה במקום לרדוף אחרי קבצים.

מקור

רשות המסים - דיווח ותשלום מע״מ