מיכפל קולטת דיווחי נוכחות משעוני נוכחות ומוציאה פקודת יומן להנהלת חשבונות. מה מגדירים פעם אחת, מה נשבר בכל חודש, ומה בכלל לא מפורסם על מבנה הקובץ ועל הממשקים.
עיקרי הדברים
- עמוד הנוכחות של מיכפל עצמה כותב שהיא קולטת דיווחי נוכחות משעוני נוכחות מכל הסוגים, מטפלת בהעדרויות, אירועים ופרויקטים, ומעבירה אוטומטית לשכר. אין בו מבנה קובץ, רשימת שעונים נתמכים או API.
- המבנה שתבנו מולו בפועל מגיע מהצד השני. JB Clock, ספקית שעוני נוכחות, מפרסמת שקובץ הממשק שלה למיכפל נקרא QDIV, לצד TAMAL.DAT לשקלולית ו-SALxxxxx.MM לטריו-עוקץ.
- הממשק אינו החלק הקשה. המיפוי החד-פעמי הוא: מספר חברה, רכיבי השכר (100%, 125%, 150%, 200% ועוד חופש, מחלה, מילואים, חוסר ונסיעות), ומספר העובד בשכר לכל אדם.
- לנתוני עובד יש נתיב כניסה משלהם. אינטגרציה מתועדת אחת טוענת עובדים למיכפל כ-XLSX או XML בשם employees_[מספר חברה], אחרי הגדרת תבנית חד-פעמית במסך קליטת הנתונים של מיכפל.
- אותה אינטגרציה מתעדת שכארבעים שדות בצד מיכפל אינם מכוסים באף אחד מהפורמטים, וזו הצורה הרגילה של ייבוא, לא תקלה.
מיכפל היא תוכנת שכר ישראלית עם מודולי נוכחות ופנסיה לצידה, והיא יושבת בין שתי דלתות של קבצים: דיווחי נוכחות שנכנסים משעונים, ותוצאות שכר שיוצאות להנהלת חשבונות. מיכפל אינה מפרסמת מבנה רשומה לאף אחת מהן, ולכן שתי הדלתות מוגדרות פעם אחת מול הספק וחוזרות מדי חודש.
שתי הדלתות: מה נכנס ומה יוצא
מיכפל היא מוצר בית תוכנה לשכר - הספק מציין הפקה של הרבה יותר ממיליון תלושים בחודש - ורשימת המודולים המפורסמת שלה כוללת שכר, פנסיה, פורטל, נוכחות, שעון נוכחות, שירות ידע מקצועי וגרסה לעובדי שטח. לצורכי אינטגרציה רק שלושה כיוונים חשובים:
- נכנס, לכל תקופה. שעות וכמויות היעדרות לכל עובד לכל רכיב שכר, מתוצרת מי שאוסף את הנוכחות.
- נכנס, בכל שינוי. נתוני עובד - קליטה חדשה, שינוי חשבון בנק, שינוי מצב מס.
- יוצא, לכל תקופה. פקודת יומן להנהלת חשבונות, ומה שהכספים צריך מעבר לזה.
לשלושה האלה קצב שונה לגמרי, והטעות הארכיטקטונית הנפוצה היא לבנות מנגנון אחד לכולם. נתוני עובד משתנים כשאדם משתנה; קובץ התקופה זז פעם בחודש מול מועד קשיח; פקודת היומן מופקת רק אחרי אישור השכר ואסור שתרוץ פעמיים.
איך נראה קובץ הממשק של מיכפל?
מיכפל לא מפרסמת אותו. האתר הציבורי הוא חומר מוצר, בלי מבנה קובץ, רשימת שדות, קידוד תווים או תיאור API.
מה שכן מפורסם יושב בצד השולח. JB Clock, ספקית שעוני נוכחות ישראלית, מפרסמת עמוד שמפרט את קובץ הממשק שהיא מפיקה לכל תוכנת שכר:
| תוכנת שכר | קובץ הממשק ששמו מפורסם אצל ספקית השעונים |
|---|---|
| מיכפל | QDIV |
| שקלולית - טמל | TAMAL.DAT |
| טריו - עוקץ | SALxxxxx.MM |
| חילן | מופיעה, בלי שם קובץ |
| הרגל | מופיעה, בלי שם קובץ |
| עוצמה | מופיעה, בלי שם קובץ |
שני דברים נובעים מהטבלה. ראשית, שם קובץ אינו מפרט - לדעת שהקובץ נקרא QDIV לא אומר כלום על העמודות שלו, ואת המבנה עדיין צריך לקבל ממיכפל או מהתמיכה של ספק השעונים. שנית, העובדה שלכל תוכנת שכר יש שם קובץ אחר היא בדיוק הסיבה שספקי נוכחות מוכרים "ממשק" כשירות מוגדר ולא כפורמט מתועד. הגרסה הכללית של הקובץ הזה, משפחת שדות אחרי משפחת שדות, נמצאת בקובץ ממשק נוכחות-שכר.
ההגדרה החד-פעמית שקובעת אם ההרצה החודשית תעבוד
העמוד של ספקית השעונים אומר במפורש שהממשק דורש הגדרה חד-פעמית: מספר חברה בתוכנת השכר, רכיבי השכר השונים (100%, 125%, 150%, 200%) יחד עם רכיבי חופש, מחלה, מילואים, חוסר ונסיעות, ולכל עובד את מספר העובד כפי שהוא קיים בשכר.
זה כל הפרויקט, דחוס למשפט אחד. בפירוט:
| מה מוגדר | איפה זה חי | הסימפטום כשזה שגוי |
|---|---|---|
| מספר חברה | תוכנת השכר | הקובץ נכנס לישות הלא נכונה, או נדחה מיד |
| קוד רכיב לכל סוג שעה | בשני הצדדים, חייב להתאים | שעות נוחתות על שורה אחרת בתלוש |
| מדרגות שעות נוספות 125% / 150% / 200% | חוקי הנוכחות, ואז מיפוי | שעות נוספות משולמות בתעריף בסיס, ועובד מגלה את זה |
| קטגוריות היעדרות | בשני הצדדים | מחלה מנוכה מיתרת חופשה או להפך |
| מספר עובד בשכר לכל אדם | רשומת הנוכחות של כל עובד | העובד פשוט חסר בהרצה |
| גבולות התקופה | מערכת הנוכחות | משמרת שחוצה חצות ביום האחרון נוחתת בחודש הלא נכון |
השורה שעולה הכי הרבה בפועל היא האחרונה, כי היא מייצרת טעות קטנה וסבירה בכל חודש במקום כשל בולט פעם אחת.
נתוני עובד: דלת הכניסה השנייה
נוכחות היא לא הדבר היחיד שצריך להגיע למיכפל. עובדים חדשים, פרטי בנק ומצב מס צריכים להגיע גם, ויש לפחות נתיב אחד מתועד בפומבי.
מוצר משאבי האנוש Ovdim מפרסם עמוד אינטגרציה שמתאר ייצוא למיכפל ב-XLSX או XML, כשהקובץ נקרא employees_[מספר חברה] עם סיומת הפורמט, אחרי הגדרת תבנית חד-פעמית במסך קליטת הנתונים של מיכפל. הערות השדות שהוא מפרסם כנות באופן חריג, וכדאי לקרוא אותן לפני שמניחים שייבוא עובדים כלשהו הוא שלם:
- מספר בנק, סניף, מספר חשבון, סמל חישוב ובסיס שכר נתמכים בפורמט XLSX בלבד, לא ב-XML.
- כארבעים שדות בצד מיכפל - מחלקה, דרגה, צבירת ותק, יתרות חופשה ומחלה, תאריך סיום העסקה וכדומה - אינם מכוסים באף אחד מהפורמטים.
- בעדכון עובד שכבר קיים במיכפל, בסיס השכר אינו משתנה.
הכלל האחרון הוא בדיוק סוג הפרט שקובע ארכיטקטורה. אם הייבוא אינו יכול לשנות בסיס שכר לעובד קיים, אז בסיס השכר בבעלות השכר ולא בבעלות מערכת משאבי האנוש, והתהליך שלכם צריך להגיד את זה בקול ולא להניח שהקובץ יסדר.
למה אותו ממשק עובד בחברה אחת ונכשל באחרת?
כי הממשק נושא כמויות, והמשמעות של הכמויות מוגדרת בקונפיגורציה שנבדלת בין חברות. שני ארגונים שמריצים תוכנה זהה יחלקו על:
- האם רכיב 100% הוא שעות או ימים.
- האם קוד רכיב ממוחזר במשמעות אחרת בישות מעסיקה שנייה.
- האם נסיעות הן סכום חודשי קבוע בשכר או כמות יומית מהנוכחות. אם שני הצדדים חושבים שהם הבעלים, זה משולם פעמיים.
- האם עובד שעובר מחלקה באמצע החודש הוא שורה אחת או שתיים.
- האם יום חופשה כלל-ארגוני מגיע לשכר כקוד היעדרות או בכלל לא מגיע.
אף אחד מאלה אינו באג. אלה הסכמות לא כתובות, וממשק הוא המקום שבו הסכמות לא כתובות נכשלות. כתבו אותן במסמך מיפוי ששני הצדדים מאשרים, ושמרו אותו ליד הקובץ ולא בזיכרון של מישהו.
הוצאת תוצאות השכר להנהלת חשבונות
הכיוון היוצא הוא פקודת יומן, ויש לה תכונה שלקובץ הנכנס אין: היא חייבת להתאזן והיא חייבת להירשם בדיוק פעם אחת. כללים מעשיים שנכונים ללא קשר למי מקבל אותה:
- רשמו את הסיכום ולא את התלושים. הנהלת החשבונות צריכה כרטיסים וסכומים ולא שמות ומשכורות, והוצאת נתוני זיהוי מפקודת היומן מצמצמת את מי שצריך הרשאה לראות אותם.
- התאימו סך חובה לסך זכות לפני שליחה. פקודה שאינה מאוזנת נדחית בהמשך, בדרך כלל אחרי שעות.
- שמרו את חותמת התקופה על הפקודה ולא את תאריך הייצוא, כדי שהרצה חוזרת בחודש הבא עדיין תירשם לחודש הנכון.
- תעדו איזו הרצה הפיקה איזו פקודה, כדי שתיקון יהיה ניתן למעקב במקום לרישום כפול.
אם המערכת המקבלת היא חשבשבת, ההתנהגות של הממשק שלה מתוארת במדריך האינטגרציה ל-API של חשבשבת. רצף סגירת החודש הרחב, מהאיסוף ועד האישור, נמצא באיך מבצעים אוטומציה לשכר.
מקורות
שאלות נפוצות
האם למיכפל יש API?
לא אותר תיעוד API ציבורי, רשימת endpoints או פורטל מפתחים של מיכפל. העמודים הציבוריים מתארים מודולים ויכולות בלבד. האינטגרציות בשטח מבוססות קבצים ומוגדרות מול הספק או מול ספק הנוכחות, אז בקשו את המבנה בכתב לפני אפיון.
מהו קובץ QDIV?
QDIV הוא השם שספקית שעוני נוכחות מפרסמת לקובץ הממשק שהיא מייצרת עבור מיכפל. השם פומבי, מבנה הרשומה אינו. התייחסו אליו כאל הקובץ שתתבקשו להפיק, וקבלו את העמודות והקידוד ממיכפל או מהתמיכה של ספק הנוכחות.
אפשר לטעון עובדים חדשים למיכפל מקובץ?
לפחות אינטגרציה אחת מתועדת של צד שלישי טוענת נתוני עובד כ-XLSX או XML אחרי הגדרת תבנית חד-פעמית במסך קליטת הנתונים. התיעוד שלה מציין ששדות רבים בצד מיכפל נמצאים מחוץ לשני הפורמטים, אז התייחסו לטעינה כחלקית ותכננו את השאר.
מי צריך להיות בעלים של המיפוי בין רכיבי נוכחות לרכיבי שכר?
אדם אחד ששמו ידוע, כשהמיפוי כתוב ומנוהל בגרסאות. בפועל זה חשב השכר, כי בשכר רכיב שגוי הופך לכסף. ספק הנוכחות מגדיר את זה; הארגון עדיין צריך להיות מסוגל לקרוא ולבדוק.
להמשך קריאה
שירות רלוונטי
אוטומציה לעסקים
אני בונה אוטומציות מותאמות שמורידות עבודה חוזרת מקצה לקצה.
על הכותב
יהונתן סעדיה
מפתח פרילנסר לאוטומציה, אתרים ו-MVP
אני יהונתן סעדיה, מפתח בכיר שבונה אוטומציה עסקית, אתרים מותאמים ומוצרי MVP לעסקים קטנים ובינוניים בארה"ב, אירופה וישראל. המדריכים האלה נכתבים מתוך עבודה אמיתית עם לקוחות, לא מתיאוריה.
בוא נעבוד יחדיש לך פרויקט דומה?
ספר לי מה אתה רוצה לבנות או איזה תהליך להפוך לאוטומטי. אני חוזר תוך 24 שעות עסקים עם כמה שאלות ממוקדות, ואז עוברים על זה יחד בשיחת היכרות חינמית של 30 דקות, בלי התחייבות. בסוף יש לך היקף עבודה, לוח זמנים ומחיר קבוע - או תשובה כנה שלא שווה לבנות את זה.