אישור ניכוי מס במקור: בדיקה אוטומטית לפני תשלום לספק

בדיקת אישור ניכוי מס במקור אינה עוד עמודה בטבלת ספקים. זהו נתון שמשפיע על החלטת תשלום ולכן עליו להיות עדכני, מזוהה עם הספק הנכון ומתועד בזמן שבו התקבלה ההחלטה. רשות המסים מפעילה שירות מידע על אישורי ניכוי מס במקור וניהול ספרים, וכן את מערכת 1000 לגופים העומדים בתנאיה.

במקום שעובד יוריד אישור פעם בשנה וישמור PDF בתיקייה, אפשר לבנות שלב בקרה לפני אישור תשלום. הוא לא אמור "להחליט מס" בעצמו. הוא צריך להביא את המידע הרשמי המותר לשימוש, להצמיד אותו לספק, ולהעביר חריג לאישור של צוות הכספים.

תכנון תהליך בקרה

תחילת התהליך היא בבקשת תשלום שאושרה עסקית. לפני יצירת הוראת תשלום, המערכת בודקת את מזהה הספק, שולפת או מציגה את המידע לפי הגישה המורשית, ושומרת מועד בדיקה ותוצאתה. כאשר יש אי התאמה בין שם, מזהה או סטטוס שהוגדר כחריג, ההוראה לא ממשיכה אוטומטית.

חשוב להפריד בין תוצאת הבדיקה לבין נתוני חשבון הבנק של הספק. כך אפשר לטפל באישור מס, באימות חשבון ובאישור מנהל כתהליכים נפרדים עם לוג אחד שמחבר ביניהם.

מקורות

מידע על אישורי ניכוי מס במקור וניהול ספרים - רשות המסים מערכת 1000 - רשות המסים