חידוש חוזים: תזכורת שנשלחת בזמן אבל אינה מפספסת תנאי וחריגים

תאריך סיום לבדו לא מספיק לחידוש חוזה. צריך לשמור גם מועד הודעה, תקופת חידוש, מחיר, הצמדה, בעלים, תנאי ביטול ומסמך חתום. אחרת תזכורת מגיעה בזמן, אבל איש אינו יודע איזו הצעה להגיש או האם הלקוח כבר הודיע אחרת.

מגדירים חלונות: בדיקה מוקדמת, פנייה ללקוח, אישור, והסלמה לפני המועד. לכל שלב יש בעלים ותוצאה. חוזה ללא מסמך, עם נתון חסר או עם שינוי חריג נכנס לבדיקה ידנית; אוטומציה לא מניחה שחידוש הוא אוטומטי רק כי התאריך מתקרב.

הדוח החשוב מציג סכום ותאריך לפי מצב, חוזים ללא אחראי וחוזים שתוקפם עבר. כך ההכנסה הצפויה מבוססת על סטטוס אמיתי ולא על אוסף תזכורות.

מקור

Israel Ministry of Justice