תיק לקוח דיגיטלי: מבנה שמאפשר למצוא מסמך בלי לתת לכולם גישה לכל דבר

תיק לקוח דיגיטלי אינו תיקייה בשם הלקוח עם כל הקבצים. כאשר הצעות, חוזים, מסמכים מזהים, תכתובות ומסמכי גבייה מעורבבים, קשה למצוא מידע וקשה להגביל גישה. מתחילים בסוגי מסמכים ובצורך העסקי בכל אחד מהם.

מגדירים תיקייה או רשומה עם מזהה לקוח, קטגוריה, תאריך, בעלים, גרסה, רמת גישה ותאריך בדיקה או מחיקה. קובץ שמגיע במייל עובר לתיק עם קישור מה-CRM, ולא נשאר כעותק פרטי אצל נציג. שמות קבצים עקביים עוזרים, אבל המטא-דאטה וההרשאות חשובים יותר.

בודקים אחת לתקופה משתמשים עם גישה רחבה, לקוחות כפולים ומסמכים שחורגים מזמן השמירה שנקבע. טיפול בפרטיות ושמירת מסמכים צריך להתאים לדרישות העסק והדין, ולא להיבנות רק סביב נוחות הצוות.

מקור

הרשות להגנת הפרטיות