אישור חשבונית ספק לפני תשלום: הפרדה בין קליטה, אישור וקובץ מס״ב

תשלום ספק מתחיל בקליטת דרישה ולא ביצירת קובץ מס״ב. צריכים להיות נפרדים מי מכניס חשבונית, מי בודק הזמנה או קבלה, מי מאשר סכום חריג ומי מאשר את קובץ התשלום. כשאותו אדם עושה הכול, אין נקודת בדיקה אמיתית.

לכל חשבונית שומרים ספק, מספר מסמך, תאריך, סכום, מע״מ, הזמנת מקור, חשבון בנק מאומת, סטטוס אישור וקישור לקובץ. לפני הפקת המס״ב מפיקים רשימת תשלומים לאישור הכוללת סכומים, תאריכים וספקים חדשים או ששינו חשבון. שינוי פרטי בנק חייב לעבור תהליך נפרד מהחשבונית.

אחרי שידור הקובץ קולטים גם תשובות וחזרות ומקשרים אותן לשורה המקורית. "הקובץ נשלח" אינו "הספק קיבל". כך ניתן לסגור את הלולאה בלי לשלוח תשלום נוסף מתוך ניחוש.

מקור

מפרטי קבצים של מס״ב